Was macht eigentlich ein…?

Monitor

Mitarbeiter Rechnungswesen

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.

Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in lockerer Folge einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Nicole Sommer*

Ich bin Nicole Sommer, 32 Jahre alt, verheiratet, zwei Kinder (4 und 6) und arbeite seit vier Jahren in der Kanzlei und mache Buchführung, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse für 30 Mandanten.

Ich habe die Ausbildung zur Steuerfachassistentin gleich nach dem Fachabitur gemacht. Für den Beruf habe ich mich entschieden, weil ich schon als Kind beim Treppensteigen immer die Stufen mitgezählt habe und meine Mutter meinte: „Nicki, du machst mal was mit Zahlen, das liegt dir.“ Na ja, das war vielleicht nicht der einzige Grund. Bei einem zweiwöchigen Schulpraktikum habe ich gesehen, dass es um viel mehr geht als um Zahlen. Der persönliche Umgang mit Mandanten, die Möglichkeit, anderen lästige Aufgaben abzunehmen und die Kombination Beruf und Familie in Einklang zu bringen, haben den Ausschlag gegeben.

Mein Arbeitstag beginnt um 8.30 Uhr, da sind die Kinder in der Kita und Schule untergebracht. Mein Mann ist Lehrer und kümmert sich ab mittags um die Kleinen. Ein Teil meiner Kolleginnen und Kollegen ist schon da, und der Tag beginnt mit herzlichem Hallo und der obligatorischen Tasse Kaffee.

Heute ist die Buchhaltung von Maler Fleck dran, er macht mit seinem Betrieb und seinen neun Mitarbeitern einen Jahresumsatz von 730.000 €, jeden Monat schreibt er rund 20 Rechnungen an Kunden, hat ein kleines Geschäft mit Barumsätzen, und 200 Rechnungen bzw. Belege sammeln sich pro Monat an.

Zum Glück haben wir einen Großteil unserer Mandanten letztes Jahr auf die digitale Zusammenarbeit umgestellt. So habe ich alle Belege sofort am PC zur Verfügung, und das Programm macht – nach einer Lernphase – durch OCR-Erkennung gleich entsprechende Buchungsvorschläge. Natürlich haben wir bei einigen Mandanten richtig Überzeugungsarbeit leisten müssen, der Pendelordner war eben ein vertrautes und eingespieltes System, das gut funktioniert hat. Maler Fleck war sehr schnell dabei, denn erstens hat er verstanden, dass scannen statt Beleg lochen und in Ordner einsortieren sogar Zeit spart. Dafür werden der Zahlungsverkehr und die Belegsuche durch das digitale System für ihn erheblich erleichtert.

So, jetzt aber weiter mit Buchen, wobei, es sind viel mehr Kontrollaufgaben und fachlicher Qualitätscheck. Erfüllt der Beleg die Anforderungen für den Vorsteuerabzug? Ist eine Maschine angeschafft worden, die als Anlagevermögen zu verbuchen ist? Sind auf dem Beleg ausschließlich betrieblich veranlasste Ausgaben, oder ist etwas privat zu verbuchen? Besonderes Augenmerk ist bei den Anzahlungen erforderlich. Um eine aussagekräftige BWA zu erhalten, sind auch die unfertigen Leistungen gleich monatlich anzupassen. Bei GmbHs haben wir darüber hinaus eine Vielzahl gesellschaftsrechtlicher Punkte zu beachten – zum Beispiel bei Anpassung des Geschäftsführergehalts.

Und wie so oft: In der Bank finde ich Buchungen, für die die Belege fehlen. Ich sammle die Rückfragen und kläre sie dann kurz telefonisch. Die Buchhaltung ist dann soweit fertig, und Umsatzsteuer-Voranmeldung und Auswertungen werden Maler Fleck online im Portal zur Verfügung gestellt.  

Da habe ich mir doch eine kurze Pause verdient, jetzt ist ja auch schon Mittag. Am Vormittag haben einige Mandanten angerufen, die ich jetzt zurückrufe. Frau Lindner fragt, ob sie ihr neues Fahrzeug besser leasen oder kaufen soll. Herr Steurer braucht eine Verdienstbescheinigung. Darum kümmere ich mich jetzt noch schnell.

Den Rest des Tages kümmere ich mich dann um die nächste Buchführung von Maria Lechner. Sie hat ein Geschäft für hochwertige Tiernahrung und betreibt neben ihrem Ladengeschäft einen Online-Shop auf Amazon. Werbung macht sie mit Facebook und Instagram, und ihr eigener Hund hat einen beliebten YouTube-Kanal, mit dem sie als Influencerin über Product Placement zusätzliche Einnahmen hat. Sie kauft in ganz Europa ein, sodass hier in Sachen Umsatzsteuer echtes Expertenwissen gefragt ist. Deshalb habe ich letztes Jahr eine eintägige Fortbildung zum Thema Umsatzsteuer International gemacht.

Und das ist der Grund, warum ich meinen Beruf so mag: die Vielfalt der Branchen und Unternehmercharaktere. Und ständig lerne ich Neues dazu. Ich hoffe, dass mir die Digitalisierung in Zukunft noch mehr Routinetätigkeiten bei der Buchführung abnimmt. Denn dann kann ich mich noch besser um die fachlichen Anliegen meiner Mandanten kümmern.

*Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt. 😉

Sagen Sie Danke – Steuerfreie Zahlungen an Mitarbeiter bis € 1.500

Blume in der Giesskanne

Bis zum 31.12.2020 besteht für Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern steuer – und sozialversicherungsfrei bis zu 1.500 € pro Mitarbeiter zu bezahlen. Dabei kann der Betrag in Geld oder auch in Sachleistungen bestehen.

Entscheidend ist aber, dass dieser Betrag zusätzlich zum vereinbarten Arbeitsentgelt gezahlt wird. Eine Aufstockung des Kurzarbeitergeldes fällt somit nicht unter die Regelung. Auch wenn bei vielen von Ihnen im Moment eher kein Geld für zusätzliche Zahlungen da ist. Es ist aus unserer Sicht einen Gedanken wert, dass in so vielen Fällen besondere Engagement – und in einigen Fällen sicher auch das zusätzliche Risiko – Ihrer Mitarbeiter in dieser Zeit auch finanziell zu honorieren.

Jetzt oder später, wenn die Situation wieder besser ist als heute – Sie haben ja bis zum 31.12.2020 Zeit.

Und wenn es dann der extravaganteste Betriebsausflug oder die fabulöseste Weihnachtsfeier aller Zeiten wird – dann freuen sich auch besonders gebeutelte Branchen wie Reiseveranstalter und die Gastronomie.

Zuschuss zur kurzfristigen Kinderbetreuung nutzen

Buntstifte

Die Kindergärten und Schulen sind geschlossen und die Großeltern stehen nicht für die Betreuung zur Verfügung, doch die Arbeit geht weiter – sei es in der Firma oder im Homeoffice. Dann können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern € 600 steuer- und sozialversicherungsfrei für zusätzlichen Betreuungsbedarf zukommen lassen.

Das gilt

  • für die kurzfristige Betreuung eines Kindes unter 14 Jahren.
  • bei behinderten Kindern, die außer Stande sind, sich selbst zu unterhalten, und bei denen die Behinderung vor Vollendung des 25. Lebensjahres eingetreten ist, gilt das auch, wenn das Kind 14 Jahre oder
    älter ist.
  • wenn sich der Arbeitnehmer um einen pflegebedürftigen Angehörigen kümmert, auch wenn dies im privaten Haushalt des Arbeitnehmers stattfindet.

Das Vorliegen eines zusätzlichen Betreuungsbedarfes wird unterstellt, wenn der Arbeitnehmer aufgrund der Corona-Krise zu außergewöhnlichen Dienstzeiten arbeitet oder die Regelbetreuung der Kinder infolge der zur Eindämmung der Corona-Krise angeordneten Schließung von Schulen und Betreuungseinrichtungen (aktuell z. B. Kindertagesstätten, Betriebskindergärten, Schulhorte) weggefallen ist.

Von einer kurzfristig zu organisierenden Betreuung ist so lange auszugehen, bis die entsprechenden Betreuungseinrichtungen ihren regulären Betrieb wieder aufnehmen können.

Achtung: Bei Barleistungen des Arbeitgebers müssen dem Arbeitnehmer entsprechende Aufwendungen entstanden sein. Die steuerfreien Leistungen sind im Lohnkonto aufzuzeichnen.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie das für Ihre Mitarbeiter nutzen möchten.