FAQ – Unternehmer fragen – Wir antworten

Belegablage

Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co. Die häufigsten Fragen greifen wir hier auf.

Frage: Ich bekomme immer mehr Rechnungen per Mail. Was muss ich beachten?

Antwort: Ausdrucken und gut? Nicht wirklich.
Natürlich könnten Sie die Rechnung ausdrucken – aber warum eigentlich?
Ausdrucken, lochen, abheften – nicht nur ziemlich unmodern, sondern auch aufwendig. Irgendwann muss der Beleg ja auch zum Steuerberater (und zurück). Oder eine andere Abteilung braucht ihn. Oder Sie sind unterwegs …

Besser: Speichern Sie die Rechnung auf Ihrem Rechner. So haben Sie die Rechnung immer schnell zur Hand bzw. können sie an den weiterleiten, der sie gerade braucht.

Unser Tipp: Für eine bessere Wiederauffindbarkeit empfehlen wir Ihnen folgendes Namenssystem:
Datum_Lieferant_Zweck
Beispiel: 210315_Mediamarkt_iPad

Der Vorteil: Sie finden jede Rechnung sehr schnell. Wenn Sie zum Beispiel bei einem Lieferanten all Ihr Büromaterial kaufen, können Sie den Zweck sogar weglassen. Dieses System empfehlen wir Ihnen auch für die von Ihnen eingescannten Rechnungen.

Das Datum können Sie in der Regel in Ihrem Scanprogramm voreinstellen
– so müssen Sie noch weniger Handarbeit leisten.

Achtung:
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen betrifft immer das Originalformat.
Ist die Rechnung also in digitaler Form gekommen, müssen Sie diese digitale Rechnung aufbewahren. Ein Ausdruck per Papier erfüllt hier die gesetzlichen Vorschriften nicht!
Wenn in der Begleitmail der Rechnung mehr steht als: „Hier ist Ihre Rechnung“, muss auch der Mailtext aufbewahrt werden. Im Zweifel zehn Jahre.

Frühjahrsputz im Büro

minimalismus

Wie heißt es so schön: alles neu macht der Mai. Nutzen Sie den Frühjahrsschwung und machen Sie klar Schiff.

Viele von uns sind ja noch Jäger und Sammler – bloß nichts wegwerfen, man könnte es ja noch einmal brauchen. Häufig ergeht es uns dann aber wie mit dem Werkzeugkeller: Da liegen bestimmt noch ein paar dieser Spezialschrauben vom letzten Mal – aber wo? Also doch zum Baumarkt und neue kaufen …

Und egal, wie gut Sie Ihr Büro aufräumen – eher früher als später bilden sich wieder Papierstapel, oder in der Dateiablage sammeln sich immer mehr Dokumente an, und das Suchen und Finden wird immer aufwendiger.
Mindestens einmal im Jahr sollten Sie wirklich ein „Großreinemachen“ veranstalten.

Kurt Tucholsky hat es sehr treffend ausgedrückt:
„Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.“

Hier unsere Checkliste für Ihren Frühjahrsputz im Büro:

  1. Vorsortierung
    Bilden Sie drei „Haufen“:
    • kann weg – wird sofort entsorgt – Unser Tipp: Nehmen Sie bei der Altpapierkiste/dem Entsorgungscontainer ruhig eine Nummer größer. Das motiviert Sie beim Ausmisten.
    • kann wahrscheinlich weg – kommt in eine Kiste, und nach 6 Monaten (Datum auf dem Karton nicht vergessen!) kommt alles in der Kiste weg, was Sie in dieser Zeit nicht gebraucht haben
    • muss bleiben – hier überlegen Sie sich klare Kategorien für die Aufbewahrung
    Bleiben muss alles, was gesetzlich vorgeschrieben ist und was Sie nicht ohne Weiteres wiederbeschaffen können, wie zum Beispiel Ihre Geburtsurkunde.

    Egal, ob Sie sich per Papier oder elektronisch organisiert haben – jedes Ihrer Systeme sollten Sie so entschlacken. Meist finden sich ja auch noch die Werbegeschenke und/oder die Messemitbringsel vom letzten Jahr in einer Ecke.
    Und Ihr Mailpostfach und Ihre Dokumentenablage verschlanken Sie nach demselben Muster.
  2. Aufgabenorganisation
    Um die Ordnung zu erhalten, empfiehlt sich eine „Posteingangskorborganisation“ nach der AHA-Methode. Dabei werden die eingehenden Dokumente/Mails nach drei Kriterien
    geordnet:

    A = Ablage/Scannen
    Diese Dokumente müssen Sie lediglich gut ablegen und vielleicht vorher scannen. Dann doch sofort.
    H = Handeln
    Diese Dokumente/Mails erfordern ein Handeln Ihrerseits. Eine bloße Weiterleitung an den richtigen Empfänger – zum Beispiel an einen Ihrer Mitarbeiter – machen Sie sofort.
    Beinhaltet das Dokument für Sie selbst eine Aufgabe, überführen Sie es direkt in Ihre To-do-Liste und legen einen Termin und eine Erinnerung fest.
    A = Abfall
    Alles andere kommt weg – und zwar sofort …

    Das Gute an der AHA-Methode: Sie funktioniert sowohl für Papier als auch für Ihr Mailpostfach oder Ihr Dokumentenablagesystem.
    Wenn Sie kein großes Aufgabenmanagement haben oder brauchen, können Sie einfach vier entsprechende DIN-A4-Körbe auf Ihrem Schreibtisch stapeln – vier, weil Sie zusätzlich zu den drei AHA-Körben einen Korb als zunächst ungeordneten „Posteingang“ brauchen.

    Unser Tipp: Dokumente entspannt managen per DMS Ordnung hat ja weniger mit Suchen als mit Finden zu tun. Organisieren Sie Ihr berufliches und privates Leben noch weitgehend mit Papier, muss die Ordnung besonders groß sein.

    Sind Sie schon sehr digital unterwegs, kann ein gutes Suchsystem auch eine gewisse „Unordnung“ ausgleichen. Überlegen Sie die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Durch eine gute Wiederauffindbarkeit (Volltextsuche!) und die Möglichkeit, Workflows abzubilden – zum Beispiel die Freigabe von Rechnungen vor der Bezahlung.

Unternehmergeneration 50Plus – Heute schon an übermorgen denken

bunte Pfeile

„Damit die Aussteuer der Braut üppig ausfällt“

Mit 50 plus sind Sie Unternehmer und Unternehmerin in den besten Jahren. Die turbulenten Gründerzeiten sind längst vorbei und Sie genießen – hoffentlich – die reichliche Ernte Ihrer fortwährenden Anstrengungen.

Und die Nachfolge ist noch lange nicht in Sicht. Schließlich haben Sie noch 15, wenn nicht 20 Jahre vor sich.

Doch wie sagt Oliver Cromwell so schön: „Wer aufhört, besser sein zu wollen, hat aufgehört gut zu sein.“

Unabhängig davon, wann Sie Ihr Unternehmen übergeben wollen,  lohnt  es sich die Nachfolge im Blick zu haben. Denn je besser das Unternehmen läuft, desto attraktiver ist es natürlich für einen Nachfolger. Sie profitieren also in doppelter Hinsicht davon, wenn Sie Ihr Unternehmen laufend optimieren: durch höhere Gewinne jetzt und einen höheren Verkaufswert zum Zeitpunkt der Übergabe.

Mit folgenden drei Stellhebeln erzielen Sie die stärkste Wirkung:

1. Umsatzsteigerung durch Realisierung von Wachstumspotenzialen

Analysieren Sie zur Steigerung Ihres Unternehmenswertes die Kundenstruktur, das Einkaufsverhalten, Marketing- und Vertriebsprozesse und optimieren Sie sie.  Wichtige Ansatzpunkte sind dabei die Steigerung der Marketingeffizienz, die Optimierung der Vertriebsorganisation sowie Preise und Konditionen.

Für eine Umsatzsteigerung ist von entscheidender Bedeutung, ob sich von Ihnen neue Absatzkanäle erschließen lassen oder ob Sie bestehenden Kunden Zusatzprodukte und Leistungen anbieten können. Überdenken Sie ggf. das Anreizsystem für den Vertrieb.

Für eine Umsatzsteigerung durch Realisierung von Wachstumspotenzialen empfiehlt sich zunächst die Durchführung einer Stärken-Schwächen-Analyse. Mittels dieses Instruments identifizieren Sie Ihre innerbetrieblichen Stärken und Schwächen sowie die umweltbedingten Chancen und Risiken. Die sorgfältige Anwendung kann große Auswirkungen auf Ihren Unternehmenserfolg durch Maximieren der Stärken und Chancen sowie Minimieren der Schwächen und Risiken haben.  Dabei ist die Kundenorientierung von herausragender Bedeutung.

Mit Hilfe unseres Tools „Monitor Erfolgshebel“ zeigen wir Ihnen gern praktisch auf, wie sich die Veränderungen der Stellhebel auf Ihren Gewinn auswirken.

2. Kosten- und Liquiditätsoptimierung

Bei der Kosten- und Liquiditätsoptimierung beachten Sie bitte, dass Sie zur Steigerung des Unternehmenswertes die Kosten- mit der Umsatzseite in Einklang bringen müssen. Eine wettbewerbsfähige Kostenstruktur reicht allein nicht aus, um sich am Markt zu behaupten. Eigenschaften wie Qualifikation und Motivation von Management und Mitarbeitern, Kundenorientierung, Liefer- und Innovationsfähigkeit spielen eine bedeutende Rolle. Falsche Sparmaßnahmen führen häufig dazu, dass auch Zukunftspotenziale wegrationalisiert werden.

Durch Integration von Lieferanten in die Prozessabläufe, die Auslagerung von Entwicklungsleistungen oder gemeinsame Entwicklungsarbeiten können Sie das Vorratsvermögen optimieren.

Verschwendung und nicht wertschöpfende Tätigkeiten, wie z.B. Doppelarbeiten oder zu hohe Lagerbestände sind zu vermeiden. Unrentable Geschäftsfelder sollten abgestoßen und kapazitive Überhänge abgebaut werden.

Eine Verminderung der Hierarchiestufen kann helfen einen personellen Wasserkopf abzubauen.

Diese Ansatzpunkte betreffen auch den Bereich Working-Capital Ihres Unternehmens. Das Working-Capital ist die Differenz von kurzfristigem Umlaufvermögen (liquide Mittel, Kundenforderungen, Vorräte, etc.) abzüglich kurzfristigem Fremdkapital (Lieferantenverbindlichkeiten, Kontokorrentkredite, etc.). Es sollte unbedingt positiv sein und möglichst 30 – 50% des Umlaufvermögens betragen. Jede Verbesserung dieser Unternehmenskennzahl führt zu einer Optimierung der Kapitalstruktur und der Mittelverwendung Ihres Unternehmens sowie zu einer Ertragsoptimierung. Steigende Cashflows (Zahlungsmittelüberschüsse einer Periode) und somit eine stärkere Innenfinanzierungskraft sind die Folge. Ihre Unabhängigkeit von Fremdkapitalanbietern  und die Steigerung der Liquidität durch vermindertes Working-Capital macht Ihr Unternehmen deutlich attraktiver.

3. Optimierung der Finanzierung

Stehen Sie als Unternehmer vor der Wahl, das Unternehmen mit Eigen- oder Fremdkapital auszustatten, sollten Sie neben betriebswirtschaftlichen Aspekten auch die Wirkung der Finanzierung auf einen evtl. geplanten Unternehmensverkauf oder auf die Erbschaftsteuer im Blick haben.

Von dem Sonderfall eines geringen Unternehmenswertes (< 1.000.000 Euro) abgesehen, zielt die erbschaftsteuerliche Finanzierungsempfehlung auf eine reine Eigenkapitalfinanzierung ab. Auch unter ertragsteuerlichen Gesichtspunkten ist diese rechtsformunabhängig  vorteilhaft. Somit ergibt sich im Rahmen einer gesamtheitlichen Steuerbetrachtung grundsätzlich die Empfehlung, rechtsformunabhängig das Unternehmen mit so viel Eigenkapital wie möglich auszustatten.

Halten Sie unter Liquiditäts- und Ratingaspekten grundsätzlich die goldene Finanzierungsregel ein, welche besagt, dass Aktiv- und Passivvermögen über die gleiche Fristigkeit verfügen sollten. Anlagevermögen und wenn möglich auch Teile des Lagerbestandes sollten in Ihrem Unternehmen langfristig und nur die Teile des Umlaufvermögens, die über einen hohen Realisierungsgrad verfügen kurzfristig finanziert werden. Die Einhaltung der goldenen Finanzierungsregel hat für jeden Nachfolger einen hohen Stellenwert im Rahmen der zukünftigen Zusammenarbeit mit den Hausbanken.

Krake oder Leitwolf – in drei Schritten erfolgreich Delegieren

Krake

Überlegen Sie kurz, wie es in Ihrem Büro-/ Betriebs-Alltag aussieht: Sind Sie eher der „Krake“, der die Aufgaben immer wieder an sich zieht, weil die Mitarbeiter sie nicht zu Ihrer Zufriedenheit ausführen?
Dieses Phänomen ist auch als MILS-Effekt bekannt: Mach Ich Lieber Selbst;-)

Wie werden Sie zum „Leitwolf“, der nicht alle Aufgaben selbst erledigt, sondern delegiert?

Diese drei Schritte helfen Ihnen, erfolgreich zu delegieren

Schritt 1: Die Vorbereitung

Nicht nur in der Küche, auch bei der Delegation liegt das Geheimnis des Erfolgs in der Vorbereitung!

Die 6 W Methode eignet sich dabei hervorragend dazu, alle notwendigen Vorüberlegungen im Rahmen einer Delegation anzustellen.

  • Was?
    Hier geht es um die Definition der Aufgabe, die delegiert werden soll.
  • Wer?
    Neben der fachlichen Qualifikation, die für den Aufgabenbereich gebraucht wird, muss der Mitarbeiter aber fast immer auch persönliche Fähigkeiten mit bringen.
  • Wann?
    Diese Frage hat zwei Dimensionen: Ab wann soll der Mitarbeiter die Aufgabe übernehmen? Und woher kommt die Zeit, in der die Aufgabe erledigt werden soll (Überstunden)?
  • Womit?
    Welche Hilfsmittel stehen dem Mitarbeiter zum Lernen und zur Erledigung der neuen Aufgabe zur Verfügung? Ist eine Fortbildung notwendig?
  • Wie?
    Im Wesentlichen soll der Mitarbeiter selbst entscheiden wie er die Aufgabe löst. Gerade bei neuen Aufgaben sollten Sie aber auch hier unterstützen. Das Motto: So selbständig wie möglich.
  • Warum?
    Überlegen Sie sich zum Schluss noch mal folgende Fragen:
    • Warum diese Aufgabe?
    • Warum dieser Mitarbeiter?
    • Warum jetzt?

Eine gute Vorbereitung auf diese Fragen macht es Ihnen leicht, dem Mitarbeiter ein schlüssiges Konzept vorzulegen. Je besser Ihr Mitarbeiter über die Hintergründe Bescheid weiß, desto eher erkennt er auch seine eigene Perspektive.

Schritt 2: Das Delegationsgespräch

Die 6 W´s leiten Sie auch durch das Gespräch, das immer statt finden muss – auch wenn es nur 5 Minuten sind. Der Sinn des Gesprächs ist es, den Mitarbeiter zu informieren und zu motivieren.

Hier noch ein paar Tipps:

Bei der Beschreibung des „Was?“ sollten Sie auf jeden Fall den Mitarbeiter die Aufgabe in eigenen Worten wiederholen lassen. Sie vermeiden so Missverständnisse.

Zum Punkt „Wann?“ empfehlen wir Ihnen sich die Zeiten des Mitarbeiters vor dem ersten Delegationsgespräch anzusehen. Auf das Argument Ihres Mitarbeiters: „Wann soll ich denn…“ sind Sie dann schon vorbereitet.

Sprechen Sie nur von „Zusatzarbeiten“ wenn Sie das auch genau so meinen! Wörtlich übersetzt in die Sprache Ihres Mitarbeiters heißt das „Überstunden“.

Schritt 3: Kontrolle

Der dritte Baustein zum Erfolg ist die Kontrolle. Sie können Ihre Mitarbeiter dabei nach und nach in die „Freiheit“ entlassen. Je nach Aufgabe und „Delegationsstufe“ (Ausbildung, Betriebszugehörigkeit) können Sie die Kontrolle lockern, aber nie völlig weg lassen!

Tipps:

Für das nächste Gespräch wird der Termin immer gleich am Ende des vorherigen Gespräches fest gelegt.

Schwierige Aufgaben werden in mindestens drei „Pakete“ aufgeteilt. Zwischenkontrolle ist hier wichtig!

Steuerspartipp Anschaffungen bis € 800

Hund am Computer

Sie möchten 2020 noch Steuern sparen? Und liebäugeln schon länger mit einem neuen Laptop oder benötigen einen vernünftigen Bürostuhl? Dann machen Sie sich doch eine Freude und senken gleichzeitig Ihre Steuerlast.

Für Selbständige, Freiberufler, Gewerbetreibende

Wenn Sie jetzt noch in kleinere Maschinen, Büroausstattung, Computer oder Smartphones investieren, können Sie diese Gegenstände (im Fachjargon “Geringwertige Wirtschaftsgüter”, kurz GWG) bis zu einem Nettobetrag von 800 Euro (952 Euro brutto) in voller Höhe als Betriebsausgabe abziehen. Teurere Gegenstände müssen Sie hingegen jeweils über mehrere Jahre abschreiben.

Je nach Höhe der Investition können Sie dabei ein Wahlrecht nutzen:

  • Bei Anschaffungskosten bis 250 €: Sofortabschreibung
  • Bei Anschaffungskosten zwischen 250,01 € und 800 €: Wahlweise Sofortabschreibung oder Poolabschreibung, d.h. es wird ein Sammelposten aller Anschaffungen gebildet, die dann über einen Zeitraum von 5 Jahren abgeschrieben werden
  • Für alle Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 800,01 € und nicht mehr als 1.000 €: Poolabschreibung mit Verteilung auf 5 Jahre oder Regelabschreibung über die Nutzungsdauer nach der Abschreibungstabelle, bei Büromöbeln beispielsweise 13 Jahre.

Mit diesem Wahlrecht können Sie als Unternehmer also “Steuerpolitik” betreiben: Kaufen Sie für sich und Ihre Mitarbeiter beispielsweise 10 hochwertige Bürostühle im Wert von 800 Euro je Stuhl, können Sie entweder im Jahr der Anschaffung 8.000 Euro von der Steuer absetzen oder alternativ jeweils 1.600 Euro pro Jahr in den nächsten fünf Jahren.

Wir zeigen Ihnen mit einer Vergleichsrechnung gern Ihren steuerlichen Vorteil auf.

Für Arbeitnehmer

Selbst wenn Sie kein Arbeitszimmer in der Einkommensteuererklärung absetzen können – Büromöbel und technische Geräte können Sie trotzdem steuerlich geltend machen. Voraussetzung ist hier lediglich, dass Sie sie nahezu ausschließlich für berufliche Zwecke verwenden. Auch hier gilt der Nettobetrag von € 800 als Höchstgrenze, damit die Anschaffung in voller Höhe als Ausgabe anerkannt wird. Ansonsten werden die Kosten auf mehrere Jahre abgeschrieben.

Beim Schenken auch ans Finanzamt denken

Geschenke an Geschäftsfreunde

Sie möchten Ihren Kunden und Geschäftspartnern zu Weihnachten etwas schenken? Eine gute Idee, denn kleine Geschenke erhalten ja bekanntlich die Freundschaft.

Doch das Finanzamt hat ein Wörtchen mitzureden, wenn es um die steuerliche Abzugsfähigkeit geht.

Aufmerksamkeiten bis € 10 netto pro Kunde (sogenannte Streuartikel) sind dabei unkritisch und voll abzugsfähig. Hochwertigere Geschenken bis € 35,- pro Jahr pro Person sind beim Unternehmen zwar Betriebsausgabe, doch müssen sie beim Kunden versteuert werden.
Das können Sie Ihren Kunden ersparen, wenn Sie die Pauschalsteuer von 30 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) für Ihre Geschäftsfreunde übernehmen. Bewahren Sie die Zahlungsbelege auf und versehen Sie sie mit dem Namen des Beschenkten und dem Anlass, damit die Formvorschriften erfüllt sind.

Aber Achtung: Übersteigen Ihre Geschenke den Wert von 35 € netto, sind weder die Geschenke noch die Pauschalsteuer als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Ablenkungsfalle Handy

Kommunikation

Waren Sie auch schon mal genervt, weil Ihr Gesprächspartner scheinbar sein Handy spannender fand als Ihre Konversation?

Und haben Sie dann auch schon mal gehört: Ich höre zu – ich kann das parallel?

Bei der Arbeit machen sich Chefs Sorgen, dass das eingeschaltete Handy der Mitarbeiter die Konzentration stört.

Gerade jüngere Mitarbeiter und Mütter scheinen aber oft mit dem Handy „verwachsen“.

Eine Studie der University of Texas at Austin hat jetzt genau untersucht welche Auswirkungen das Smartphone wirklich hat.

Die 800 Testpersonen wurden in drei Gruppen eingeteilt: Eine Gruppe hatte ihre Smartphones auf dem Schreibtisch. Die zweite Gruppe legte es in die Tasche. Die dritte Gruppe legte das Handy in einen anderen Raum.

Dann absolvierten alle Probanden einen Test zu ihren kognitiven Fähigkeiten.

Das gar nicht so überraschende Ergebnis: Die Gruppen, die ihr Handy in einem anderen Raum abgelegt hatten, schnitten beim Test deutlich besser ab als die beiden anderen Gruppen.

Dabei war es übrigens egal, ob das Handy mit dem Display nach oben oder nach unten auf dem Tisch lag.

Konkret: Die reine Anwesenheit eines Smartphones in Reichweite reicht schon für einen deutlichen Konzentrationsabfall, weil das Gehirn versucht sich nicht vom Handy ablenken zu lassen.

Unser Tipp: Richten Sie eine Sammelstelle ein, an der die Smartphones morgens „geparkt“ werden – in den Pausen kann dann jeder sein Handy checken.

Noch ein Tipp an unsere Mütter: Solange Sie im Betrieb oder im Büro sind, gibt es sicher noch die gute alte Festnetznummer, auf der Ihr Kind oder Schule und Kindergarten Sie stets erreichen kann.

Sechs gute Gründe für ein Dokumentenablagesystem

ebook

In den letzten Monaten hat sich gezeigt, wie sinnvoll digitales Arbeiten ist. Die Ablage ist dabei ein zentrales Element. Nutzen Sie die Gelegenheit und stellen Sie Ihr Ablagesystem um, es gibt noch viele weitere gute Gründe, die dafür sprechen.

Die Ablage im Büro ist für viele eine zeit- und nervenaufwendige Verwaltungsaufgabe. Dabei gibt es inzwischen eine sinnvolle Alternative zum klassischen Büro-Triathlon „Lochen, Heften, Suchen“: ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS). Und auch wenn der Traum vom komplett papierlosen Büro wohl eher einer bleiben wird, lohnt es sich, an einem papierarmen Büro zu arbeiten. Unternehmen, die bereits ein DMS nutzen, möchten es nicht mehr missen.

Hier die aus unserer Sicht sechs wichtigsten Gründe:

1. Sie schonen die Umwelt
Wussten Sie, dass der deutsche Büroangestellte im Schnitt 30 Seiten täglich produziert? Das sind über 7000 Blatt Papier pro Jahr! Das entspricht mehr als 14 Paketen mit 500 Blatt! Die Umweltkosten dafür sind enorm, denn für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier (500 Blatt DIN A 4, 2,3 kg) werden 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie benötigt .

2. Weniger Platz und niedrigere Raumkosten
Weniger Platz für all das Papier bedeutet auch weniger notwendige Bürofläche. Die Kosten von Bürofläche bzw. die Einsparung von Bürofläche lässt sich ganz genau in Euro messen. Mit einem papierlosen Büro sparen Sie also Fixkosten – Monat für Monat.

3. Höhere Konzentration
Liegen auf Ihrem Schreibtisch Stapel an Papier herum, werden Sie ständig an unerledigte Dinge erinnert. Das erzeugt Stress – den Sie sich mit einem papierlosen Büro sparen können.

4. Höhere Produktivität
Ist Ihr papierloses Büro gut durchdacht, brauchen Sie deutlich weniger Zeit, um Unterlagen zu finden. Untersuchungen besagen, dass ein normaler Büroangestellter 2,5 Stunden seiner Zeit mit Suchen verbringt – und zwar pro Tag! In dieser Zeit ist natürlich nicht nur die Suche nach Papierunterlagen drin, doch ein großer Teil davon vermutlich schon.

5. Optimierte Arbeitsabläufe
Sie und Ihre Kollegen haben jederzeit Zugriff auf die Unterlagen, die gebraucht werden (und freigegeben sind). Vorbei ist die Suche nach einem Dossier, das irgendwo auf einem Schreibtisch liegt, wobei der Kollege aber grad im Urlaub ist.

6. Die papierlose Rechnungsabwicklung spart bares Geld
Die Erstellung und der Versand einer Papierrechnung kosten im Schnitt 11,10 €. Eine digital erstellte und versendete Rechnung dagegen nur 4,50 €. Das bedeutet: Sie sparen bei jeder Rechnung 6,60 € oder 59 %.

Stellen Sie also Ihre Ausgangsrechnungen auf digital um, gern unterstützen wir Sie dabei.
Natürlich ist die digitale Abwicklung der Eingangsrechnungen mit Zahlungsverkehr ebenfalls günstiger.

Dazu unser Praxistipp: Digitale Eingangsrechnungen zentral sammeln. Von verschiedenen Lieferanten wie Telekom, Stromanbietern & Co. erhalten Sie die Rechnungen bereits per E-Mail oder über ein Portal zur Verfügung gestellt. Richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse ein, z.B. eingangsrechnungen@firmenname.de, und leiten Sie sämtliche digitalen Eingangsrechnungen dort hin. So haben Sie jeden Monat die unterschiedlichen Rechnungen gleich an einem Platz, können sie von dort aus weiterverarbeiten und leichter archivieren.

5 pfiffige Marketingideen für wenig Geld

Cappuccino

Kleiner Aufwand – große Wirkung

„50% bei der Werbung sind rausgeschmissenes Geld. Leider weiß man nicht, welche Hälfte das ist.“ Dieses Zitat, das von Henry Ford stammen soll, zeigt das Dilemma vieler Marketingaktionen. Gerade die klassischen Werbemedien wie Anzeigen, Prospekte, Mailings oder Telefonaktionen sind aufwendig ohne Erfolgsgarantie.

Steuerberater sind keine Marketingexperten. Doch durch die Vielfalt der Branchen unserer Mandanten und den Erfahrungsaustausch im delfi-net Netzwerk lernen wir immer wieder gelungene Beispiele kennen, mit denen Unternehmen mit wenig Einsatz großen Erfolg erzielt haben.

Die Beispiele sind wahrscheinlich nicht 1 zu 1 auf Ihr Unternehmen übertragbar. Lassen Sie sich einfach inspirieren und fragen Sie sich: „Wie könnte es bei mir funktionieren“

1. Empfehlungsmarketing – worüber reden Ihre Kunden?

Weiterempfehlung ist wohl für jedes Unternehmen die beste Form der Werbung. Elektroinstallateur M. sorgt mit drei einfachen Maßnahmen dafür, dass seine Kunden über ihn reden:
Handwerker kämpfen allgemein gegen das Vorurteil, sie seien unpünktlich, hinterlassen Schmutz und sind eher unfreundlich. Bei Installateur Martin passiert genau das nicht: der vereinbarte Termin wird eingehalten (und falls doch etwas Dazwischen kommt, rufen die Mitarbeiter rechtzeitig den Kunden an), die Mitarbeiter haben eigene Hausschuhe dabei und stellen sich mit Visitenkarte dem Kunden vor. Am Vormittag gibt es als kleine Aufmerksamkeit Semmeln für das Frühstück bzw. am Nachmittag ein Stück Kuchen für den Kunden. Das sorgt – vor allem bei den Kundinnen –für einen positiven Überraschungseffekt.

Und womit überraschen Sie Ihre Kunden?

2. Zusatzprodukte verkaufen – darf es ein bisschen mehr sein?

Zusatzprodukte und Nebenleistungen sind einfacher zu verkaufen – der Kunde ist ja schon da – und haben meist eine höhere Gewinnspanne als das Hauptprodukt. Der Gürtel zum Kleid, ein Kaffee nach dem Essen, das Pflegeprodukt für die Schuhe. Entscheidend ist, dass Sie aktiv danach fragen und sicherstellen, dass es alle Mitarbeiter machen. Sie erhöhen damit nachgewiesenermaßen den durchschnittlichen Umsatz pro Kunde. 

Friseur Peter hat das perfektioniert. Er selbst hat die Haarpflegeprodukte zwar angeboten, aber seine Mitarbeiterinnen hatten Hemmungen vor dem „Verkaufsgespräch“.  Jetzt steht auf dem Spiegel – in den sowohl Friseur als auch Kunde schauen – die Ankündigung „Während der Haarwäsche wird Ihnen Ihr Friseur unsere Haarpflegeprodukte empfehlen“. Der Verkauf von Haarpflegeprodukten ist um 40% gestiegen.

Wie stellen Sie sicher, dass Kunden von Ihren Zusatzprodukten erfahren?

3.  25/29 Marketing – kennen Sie Ihr Nachbarschaftspotenzial?

Postwurfsendungen und Werbebriefe landen oft im Papierkorb, weil Ihr Angebot in der Werbeflut untergeht und der Bezug zu Ihrem Unternehmen fehlt. Dabei haben Sie häufig einen nahe liegenden Anknüpfungspunkt: Sie sind für einen Kunden in der Nachbarschaft tätig.

Schreiner Robert nutzt jeden seiner Aufträge, um dezent in der Nachbarschaft auf sich aufmerksam zu machen. Wenn er beispielsweise eine neue Küche in Haus Nr. 27 einbaut, schreibt er – natürlich mit Einverständnis des Kunden –  einen Brief an die Nachbarn von Haus Nr. 25 und 29 (deshalb die Bezeichnung 25/29-Marketing) mit dem Tenor „Wir wollten Sie vorwarnen und uns im Vorfeld schon einmal entschuldigen: am 17.1. bauen wir bei Ihrer Nachbarin Müller eine neue Küche ein. Da kann es ein bisschen lauter werden und der LKW steht in der Straße. Als kleine Entschädigung bieten wir Ihnen an, dass unsere Monteure quietschende Scharniere kurz ölen oder Küchentüren richten, die nicht mehr perfekt schließen. Klingeln Sie einfach kurz bei Ihrer Nachbarin, wir kommen dann nach getaner Arbeit zu Ihnen.“

Wie gewinnen Sie die Aufmerksamkeit der Nachbarn?   

4. Huckepack-Marketing – wer hat die gleiche Kundengruppe?

Sie können viel Geld für den Kauf von Adressen ausgeben, und je genauer Sie Ihre Zielgruppe definieren, desto teurer wird es. Denken Sie zu erst darüber nach, ob es andere Unternehmen gibt, die die gleiche Kundengruppe ansprechen wie Sie. Denn mit diesen können Sie gemeinsame Aktionen starten, bei denen Sie sich gegenseitig empfehlen.

Buchhändlerin Beate hat sich mit dem Teeladen von Doris zusammengetan. Alle zwei Monate gibt es den Genießerabend abwechselnd im Teegeschäft und im Buchladen. Es werden aktuelle Bücher vorgestellt und es gibt drei bis fünf Teesorten zum Probieren. Jeder schreibt dazu seine eigenen Kunden an und empfiehlt somit nicht nur sich sondern auch das andere Geschäft. So hat jeder seine Kundenbasis auf einen Schlag verdoppelt. Die beiden überlegen jetzt, das zu erweitern. Im Herbst wollen sie einen Kaminabend veranstalten beim Kachelofenbauer.

Mit wem können Sie kooperieren?  

5. Die Gretchen-Frage –  was kostet bei Ihnen…?

Die Frage nach dem Preis ist für viele unangenehm. Sei es aus Angst, den Kunden sofort zu vergraulen weil der Preis zu hoch ist oder einen zu niedrigen Preis zu nennen und ein schlechtes Geschäft abzuschließen. Gerade bei Dienstleistungen lässt sich im Vorfeld oft kein eindeutiger Preis nennen. Aber die Frage des Kunden ist berechtigt.

Maler Stefan hat früher bei dieser Frage immer herumgedruckst: „Das kommt darauf an, da muss ich erst mal schauen, das geht von bis“. Und viele Kunden haben dann gemeint, sie würden sich erst noch Mal umschauen und sich dann wieder melden. Jetzt hat er sich einen Gesprächsleitfaden erstellt. Konkret mit dem Ziel, einen Besuch beim Kunden zu vereinbaren: „Danke für Ihren Anruf. Gern mache ich Ihnen ein Angebot für die Renovierung Ihrer Wohnung. Vorab eine kurze Frage: Wie sind Sie denn auf uns gekommen? (dadurch schafft er ein positives Gesprächsklima und stellt eine Beziehung her) – Prima. Ein paar Rahmendaten vorweg (hier zeigt er Kompetenz, indem er nach Raumhöhe, Untergrund, Kundenvorlieben fragt) Mein Vorschlag: ich schaue mir Ihre Wohnung an, wir besprechen Ihre individuellen Wünsche und dann reden wir natürlich auch über den Preis.“ In 80% der Fälle bekommt er den Termin und wiederum in 80% der Fälle den Auftrag.  

Wie lautet Ihre Antwort auf die Frage nach dem Preis?

Sagen Sie Danke – Steuerfreie Zahlungen an Mitarbeiter bis € 1.500

Blume in der Giesskanne

Bis zum 31.12.2020 besteht für Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern steuer – und sozialversicherungsfrei bis zu 1.500 € pro Mitarbeiter zu bezahlen. Dabei kann der Betrag in Geld oder auch in Sachleistungen bestehen.

Entscheidend ist aber, dass dieser Betrag zusätzlich zum vereinbarten Arbeitsentgelt gezahlt wird. Eine Aufstockung des Kurzarbeitergeldes fällt somit nicht unter die Regelung. Auch wenn bei vielen von Ihnen im Moment eher kein Geld für zusätzliche Zahlungen da ist. Es ist aus unserer Sicht einen Gedanken wert, dass in so vielen Fällen besondere Engagement – und in einigen Fällen sicher auch das zusätzliche Risiko – Ihrer Mitarbeiter in dieser Zeit auch finanziell zu honorieren.

Jetzt oder später, wenn die Situation wieder besser ist als heute – Sie haben ja bis zum 31.12.2020 Zeit.

Und wenn es dann der extravaganteste Betriebsausflug oder die fabulöseste Weihnachtsfeier aller Zeiten wird – dann freuen sich auch besonders gebeutelte Branchen wie Reiseveranstalter und die Gastronomie.