Es war einmal – das Märchen von netten Betriebsprüfern

Märchenbuch

Es war einmal vor langer Zeit, da lebte in einem fernen Land ein Handwerksmeister. Er war ein redlicher Mann, der ehrlich seiner Arbeit nachging, zu allen Leuten freundlich war und pünktlich die geforderten Steuern zahlte. Er vertraute darauf, dass er alles richtig machen würde, denn schließlich hatte er auch einen Spezialisten damit beauftragt, im Rahmen der Gesetze und Erlasse die für ihn zutreffende, aber dennoch niedrigste Steuer zu ermitteln.

Den gierigen Landesfürsten war das aber nicht genug. Sie beauftragten ihrerseits Prüfer, die nachsehen sollten, ob sie nicht doch noch etwas mehr Steuern herauspressen konnten. So kamen Prüfer und nahmen Einsicht in alle Belege, Kontoauszüge und Buchhaltungsunterlagen. Ein großes Vergnügen bereitete ihnen, direkt bei dem Handwerker zu prüfen, denn in scheinbar unverfänglichen Gesprächen gab der Handwerksmeister meist fahrlässig preis, was er besser nicht hätte erwähnen sollen. Nicht dass er etwas Ungesetzliches getan hätte. Nein, der Prüfer nutzte dies, um dem Sachverhalt einen privaten Beigeschmack zu geben und ihn dann nicht als Betriebsausgaben zuzulassen.

Im Laufe der Zeit veränderten sich die Prüfungsmethoden zusehends. Die Prüfer wurden immer gieriger und rüsteten sich technologisch auf. Im Zeitalter der Computer begannen sie, mit der Software IDEA alle Buchungen automatisch zu durchforsten, sodass ihnen nichts verborgen blieb.

Eines Tages herrschte weltweit eine große Pandemie. Die Prüfer, denen ihr Beruf Spaß machte, stellten geknickt den Prüfungsbetrieb ein, denn die Ansteckungsgefahr und die Gefahr um Leib und Leben waren zu groß. Nach kurzer Zeit allerdings konnten sie freudig wieder beginnen, denn sie prüften nun digital, von zu Hause oder vom Amt aus.

Man hätte meinen können, nun wären die Prüfungsbedingungen erschwert, und die Zeit der großen Nachzahlungen wäre vorerst vorbei. Weit gefehlt. Im Gegensatz zu den Schulen, die nach wie vor im digitalen Dornröschenschlaf liegen, konnten sich die Finanzbeamten und die Prüfer sehr schnell in ein neues Zeitalter aufmachen und waren hier sehr lebendig. Für die vielen geprüften Betriebe hatte das zur Folge, dass die Prüfung unpersönlicher wurde. Der Mensch mit all seinen Stärken und Schwächen hinter dem Unternehmen wurde immer weniger wahrgenommen. Wurde früher der Betrieb besichtigt, um Hintergrundwissen zum Betrieb und zum Unternehmer zu bekommen, so wird nun ein Fragebogen mit sehr pauschalen Fragen rausgeschickt. Die Beantwortung erfolgte sehr emotional und einsilbig, sodass manche Prüfer mit einer Schätzung wegen Verletzung der Mitwirkungspflicht drohten, was die Stimmung nicht gerade positiv beeinflusste. Auch wurden von den Prüfern voreilige Schlüsse gezogen, natürlich in aller Regel zum Nachteil der Unternehmen.

Wenn die Anordnung einer Prüfung einmal zugegangen ist, dann ist es zu spät für Korrekturen oder reumütige Selbstanzeigen. Zwar wird in der modernen Zeit nicht mehr geköpft, aber die Strafen können dennoch drakonisch sein.

Viele Betriebe recherchieren deshalb im Vorfeld zusammen mit ihren Beratern, wo Steuerrisiken liegen, und berichtigen dies zeitnah, wenn es so schwerwiegend ist, dass dadurch ein Steuerstrafverfahren drohen könnte. Oftmals sind es unbeabsichtigte Fehler, die hier Auslöser sein können. Die Prüfer organisierten sich schon lange. So gab es Absprachen, nicht nur, wie zu prüfen sei, sondern auch, wo Schwerpunkte gesetzt werden sollten.

Die zwölf Prüfungsschwerpunkte

Zwölf dieser Schwerpunkte der modernen Zeit wollen wir nachfolgend nennen:

1. Bargeschäfte: Häufen sich hier Fehler, oder fehlen gar Buchungen, dann stellt dies einen sehr schwerwiegenden Verstoß dar. Der Prüfer wird freudig hinzuschätzen, und das nicht zu
knapp. Jeder ist daher gut beraten, in diesem Bereich sehr genau und penibel zu sein.
2. Kfz-Nutzung – der Dauerbrenner: Wird die Droschke auch privat genutzt und, wenn ja, in welchem Umfang? Ist das Fahrtenbuch ordnungsgemäß? Stimmt der Bruttolistenpreis?
3. Privatausgaben: Wurden private Ausgaben als betriebliche deklariert? Wurde das sauber abgegrenzt? Beispiele sind hier die Reisespesen, die Bewirtungsaufwendungen oder die Kosten für
Instandhaltung oder Modernisierung.
4. Beraterverträge: Ist ein Geschäft zustande gekommen, weil es hierzu einen „Berater“ gab? War es eine ehrliche Vermittlungstätigkeit, oder doch Schmiergeld? Hier muss der Unternehmer
nachweisen, dass der Berater sein Geld auch tatsächlich verdient hatte.
5. Schenkungsteuer: Vermögensübertragungen zwischen Ehegatten werden genau untersucht. Im Steuerrecht sind die Eheleute nicht eins, wie uns die Kirche sagt, sondern getrennte
Personen. Vermögensumschichtungen können hier schnell Schenkungen sein. Auch bei verbilligten Leistungen an oder von einer Kapitalgesellschaft können Schenkungen vorliegen.
6. Erlöse: Wurden alle Erlöse verbucht? Ist die Abgrenzung zwischen den Jahren richtig erfolgt?
7. Warenbestand: Gibt es Inventurbestände? Stimmen diese, oder sind sie zu nachlässig erstellt worden?
8. unfertige/fertige Arbeiten: Sind diese vollständig und richtig erfasst?
9. Rückstellungen: Wurden die zu berücksichtigenden Aufwendungen richtig bewertet?
10. Anlagevermögen: Wurden alle zu aktivierenden Gegenstände richtig erfasst, oder sind diese sofort bei den Betriebsausgaben abgezogen worden? Stimmt die Nutzungsdauer?
11. Verbindlichkeiten: Waren diese tatsächlich betrieblich verursacht?
12. GoBD: Wurden die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten? Diese Liste wäre zu lang, um sie hier aufzuführen.

Alles ein Märchen? Leider nein. Die Vergangenheit zeigt, dass sich die Prüfungsmethoden und die Prüfungsgegenstände rasant weiterentwickeln. Denn schließlich geht es beim Staat um das Wichtigste: die Steuern. Deshalb sind die Prüfer nicht gestorben, und sie leben auch noch heute, gieriger denn je. Aber auch wir Berater halten Schritt und schützen Sie vor unberechtigten Forderungen.

Kommen Sie auf uns zu!

Lotse Mandantenmagazin Frühjahr 2021

Cover Lotse

Im aktuellen Lotse finden Sie Wissenswertes rund um Steuern und Unternehmensführung

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Kommen jetzt die Zombie-Unternehmen?
  • Die Betriebsprüfung – das Märchen von netten Betriebsprüfern
  • Der kleine Knigge für die Online-Kommunikation
  • Kurz-Check Arbeitszimmer
  • Wegen guter Führung langjährig geblieben…
  • (Fast) alles muss raus – Frühjahrsputz im Büro

Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Arbeit bleibt Arbeit – 3 Irrtümer zum Thema „New Work“

Arbeitsplatz auf der Bank

New Work oder Arbeit 4.0 – um diese „Buzzwords“ kommen wir heute nicht herum.

Die Arbeit verändert sich – ganz was Neues ;-)).

Die Frage: Lassen sich die oft zitierte Flexibilität über Zeit und Raum, die flachen Hierarchien und die Sinnhaftigkeit gepaart mit Spaß an der Arbeit tatsächlich von den hippen Webworkern in Berlin auf bodenständige Branchen in der „Provinz“ übertragen?

Ein Thema, das uns sicher noch in den nächsten Jahren beschäftigen wird.

Bevor wir aber hier wolkige Theorien absondern – lassen Sie uns mal etwas geraderücken:

# Irrtum 1: Arbeit wird zum Wellnessaufenthalt 

Von der Massage am Arbeitsplatz bis zum unverzichtbaren Tischkicker. In den Headoffices der Start-ups und in den Firmenzentralen der Big Companies wie Apple, Google und Co. sieht es eher aus wie in der Seniorengruppe eines Kindergartens.

Das sollte uns aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass gerade diese Firmen bleiben, was sie sind: klar gewinnorientiert. Am Ende des Tages muss das Ergebnis stimmen.

Aber: Wichtiger als Dauerspaß ist eine gute Zusammenarbeit im Betrieb. Dazu gehören eine transparente Entscheidungsfindung, eine gute Gesprächskultur und eine offene Fehlerkultur.

# Irrtum 2: Arbeiten immer und von überall

Die technischen Möglichkeiten erlauben es uns, die Arbeit von festen Zeiten zu entkoppeln und Ort und Zeit individuell festzulegen – zumindest für die Büroarbeiter unter Ihnen. Denn auch wenn die Heizung schon online gewartet werden kann – der Einbau passiert immer noch vor Ort.


Also Büroarbeit im Café und die Buchhaltung abends nach 22:00 Uhr zu Hause?

Diese Work-Life-Balance kann schnell zum Work-Life-Blending werden.
Noch nie gehört? Dann lassen Sie als selbstständiger Unternehmer einfach mal die letzte Woche Revue passieren – Sie machen das schon ;-)). Eine klare Grenze zwischen Arbeit und Privatleben gibt es bei den meisten Selbstständigen eher nicht.

Das war noch nie gut. Und auch wenn es jetzt durch die neuen Kommunikationskanäle noch einfacher wird – das ist auch heute nicht gut.

Schon gar nicht für Ihre Mitarbeiter, die sich eben genau gegen eine Selbstständigkeit entschieden haben. Genau deshalb, weil sie den Büroschlüssel irgendwann einfach rumdrehen wollen, um ihr Privatleben zu genießen.

Aber: Zwischen striktem 9 to 5 und der totalen Flexibilität werden auch in „normalen“ Unternehmen schon viele individuelle Modelle gelebt – Homeoffice oder an die Situation der Mitarbeiter angepasste Arbeitszeitmodelle gibt es schon länger –, Corona hat diese Entwicklung noch einmal kräftig angestoßen.

Entscheidend bleibt: Wie gehen wir mit dieser neuen Freiheit um? Wie gestalten wir die Rahmenbedingungen, damit die Arbeitsergebnisse termingerecht, in notwendiger Qualität und effizient erarbeitet werden?

# Irrtum 3: Sinnvolle Arbeit rettet mindestens die Welt 

Die Generationen Y und Z – also die nach 1980 Geborenen – suchen nach dem Sinn hinter ihrer Arbeit. Unterhalb von „Wir lösen eines der größten Probleme der Menschheit (Hunger, Krieg, Klima …)“ geht gar nichts mehr …

Dieser überhöhte Anspruch führt auf der anderen Seite dazu, dass „ganz normale“ Jobs fast schon diskriminiert werden.

Ganz ehrlich: Arbeit bleibt Arbeit – auch wenn wir gerade nicht die Welt retten, sondern eben „nur“ einem Kunden mit einer Handwerkerleistung oder einem Versicherungsvertrag das Leben leichter und/oder schöner machen.

Aber: Das Warum hinter der Arbeit ist wichtig. Es geht eben nicht nur darum, sich immer wieder Gedanken darüber zu machen, was wir den ganzen Tag so treiben und wie wir das am besten schaffen.

Es geht um die Frage, warum die Mitarbeiter genau bei Ihnen arbeiten wollen. Und die Antwort ist eben nicht nur das Gehalt.

Fazit: Ja, unsere Arbeitswelt wird sich verändern. Wir sollten aber nicht hippen Trends hinterherlaufen, sondern uns auf das besinnen, was das Wichtigste für unsere Mitarbeiter bei der Arbeit ist: ein guter Chef, der gemeinsam mit seinen Mitarbeitern Antworten auf die Frage findet: Warum(„Vision“) werden wir wie (Art der Zusammenarbeit intern und extern) was (welche Dienstleistungen) in der Zukunft arbeiten?

Daran müssen Sie sich jetzt messen lassen …

Wann sind Grundstücksverkäufe steuerpflichtig?

Zaun aus Bleistiften
Immer wieder erreichen uns Anfragen, ob der Verkauf eines Grundstücks irgendeine Steuer auslöst. Die richtige Antwort darauf lautet: „Das kommt darauf an.“ Wir zeigen Ihnen hier, worauf es ankommt. Ertragsteuerpflichtig sind nicht nur Grundstücksverkäufe, die innerhalb von zehn Jahren seit der Anschaffung veräußert werden (private Veräußerungsgeschäfte), sondern auch die Veräußerungen von Grundstücken, wenn ein gewerblicher Grundstückshandel vorliegt. Grundsätzlich steuerfrei sind Grundstücksgeschäfte, wenn die Zeitspanne zwischen Anschaffung und Veräußerung mehr als zehn Jahre beträgt. Innerhalb von zehn Jahren sind wenige Veräußerungen steuerpflichtig als privates Veräußerungsgeschäft, sofern keine Eigennutzung vorliegt. Eine größere Anzahl von Veräußerungen kann einen gewerblichen Grundstückshandel darstellen. Denn dieser entsteht, wenn
  • eine Teilnahme am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr stattfindet,
  • dabei eine Nachhaltigkeit vorliegt und
  • die private Vermögensverwaltung überschritten wird.
Ein Verdacht auf Gewerbebetrieb liegt vor, wenn folgende Indizien zutreffen:
  • mehr als drei Objekte
  • Verkauf innerhalb von fünf Jahren (enger zeitlicher Zusammenhang zwischen Kauf, Errichtung und Verkauf)
Werden aber mehr als drei Objekte veräußert, dann führt das zur Gewerblichkeit aller veräußerten Objekte (auch der ersten drei) und damit zur Steuerpflicht. Indizien haben es leider an sich, dass es dazu Besonderheiten gibt.

Die Top-Ten-Merker für steuerpflichtigen Grundstückshandel:

  1. Jedes zivilrechtliche Wohnungseigentum, das selbstständig nutzbar und veräußerbar ist, stellt ein Zählobjekt dar (auch die Garage im Teileigentum).
  2. Zu eigenen Wohnzwecken genutzte Grundstücke sind keine Objekte im Sinne der Dreiobjektgrenze.
  3. Die Fünfjahresgrenze ist keine starre Grenze. Ein gewerblicher Grundstückshandel kann z.B. bei einer höheren Zahl von Veräußerungen nach Ablauf dieses Zeitraums, aber auch bei einer hauptberuflichen Tätigkeit im Baubereich vorliegen.
  4. Nach Überschreiten der fünf Jahre können, bis zur zeitlichen Obergrenze von zehn Jahren, Objekte nur mitgerechnet werden, wenn weitere Umstände den Schluss rechtfertigen, dass zum Zeitpunkt der Errichtung, des Erwerbs oder der Modernisierung eine Veräußerungsabsicht vorgelegen hat (Beweislast liegt beim Finanzamt).
  5. Auch zählen Objekte, die vor mehr als zehn Jahren erworben wurden, grundsätzlich nicht dazu. Dies hat der BFH in einem Urteil aus dem Jahr 2017 bestätigt, in dem er Bezug genommen hatte auf die privaten Veräußerungsgeschäfte, denn diese Norm enthält wohl die „erkennbare Wertung des Gesetzgebers, dass bei einer Haltedauer von mehr als zehn Jahren die Veräußerung von Grundstücken nach einer Haltedauer von über zehn Jahren – jedenfalls im Grundsatz – privater Natur ist“.
  6. Gewerblicher Grundstückshandel ist gegeben, wenn bereits bei Aufnahme der betreffenden Tätigkeit festgestanden hat, dass sich das erwartete positive Gesamtergebnis nur unter Einbeziehung des Erlöses aus dem Verkauf des vermieteten Grundstücks erzielen lässt.
  7. Vorsicht bei Objekten, die vor der Veräußerung in nicht unerheblichem Maße modernisiert wurden, und wenn hierdurch ein Wirtschaftsgut anderer Marktgängigkeit entstanden ist. In diesen Fällen beginnt die Fünfjahresfrist mit Abschluss der Sanierungsarbeiten. Das Objekt gilt erst dann als zu diesem Zeitpunkt angeschafft.
  8. Auch können bereits zwei Objekte zur Gewerblichkeit führen, wenn das Geschäftskonzept darin besteht, Grundstücke zu erwerben, zwischenzeitlich zu vermieten und anschließend wieder zu verkaufen. Ein Indiz hierfür kann eine nur kurzfristige Finanzierung sein.
  9. Ihre Tätigkeit entspricht nach ihrem wirtschaftlichen Kern der Tätigkeit eines Bauträgers? Gewerblicher Grundstückshandel!
  10. Ein Überschreiten der „Dreiobjektgrenze“ kann hingegen unschädlich sein, wenn eine vom Veräußerer selbst vorgenommene langfristige – über fünf Jahre hinausgehende – Vermietung eines Wohnobjekts erfolgt.
Fazit: Eine Steuerpflicht kann sehr schnell zu bejahen sein. Jeder Fall kann anders gelagert sein und zu einer abweichenden Beurteilung führen. Deshalb: Fragen Sie uns bitte vorher. Wurden zu viele Objekte veräußert, lässt sich das, wenn überhaupt, nur schwer wieder retten, denn dann liegt die Beweislast, dass kein gewerblicher Grundstückshandel vorliegt, bei Ihnen.

Bargeld oder nicht – das Für und Wider

Portemonnaie

Die Anforderungen der Finanzverwaltung bei bargeldintensiven Betrieben wurden schon seit einiger Zeit verschärft. Zuletzt hatten wir berichtet, dass die Kassen aufgerüstet werden müssen mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung. Die Frist hierzu per 30.09.2020 wurde durch Probleme bei der Umsetzung bei den Kassenherstellern verlängert auf den 31.03.2021.

Zudem hatten wir auch berichtet, dass gerade für Bargeldgeschäfte betroffene Unternehmen eine Verfahrensdokumentation (VD) bereithalten müssen. Hier sind die einzelnen Länder unterschiedlich weit in der Anforderung dieser VD bei Betriebsprüfungen.

Der Bargeldverkehr ist in den Augen der Finanzverwaltung anfällig für eine Steuerhinterziehung. Deshalb besteht dann die Gefahr, dass ehrliche mit den unehrlichen Steuerbürgern vermengt werden, da selbst bei den kleinsten Unstimmigkeiten hohe Unsicherheitszuschläge erfolgen. Was wäre also, wenn es das Bargeld zukünftig nicht mehr geben würde? Ist das überhaupt ein denkbares Szenario? Wäre das aus Unternehmersicht sogar wünschenswert? Wir haben hier mal recherchiert.


Denkbar ist es durchaus. Das wollen uns die Schweden jedenfalls gerade vormachen. Sie planen die Einführung der digitalen E-Krone. Auch bei uns wird inzwischen sogar beim Bäcker sehr oft die EC-Karte gezückt . Findet hier ein Umdenken statt? Welche Interessengruppen gibt es dazu, und was ist deren Meinung? Hier ein kleiner Überblick:

Für die Abschaffung sind:
• der Staat, da er so Kriminalität (Bekämpfung des Waffen- und Drogenhandels, illegale Prostitution …) und Steuerhinterziehung wesentlich einfacher bekämpfen kann
• die Banken wegen der Kosten, die mit der Produktion, Verteilung und Aufbewahrung zusammenhängen (letztendlich zahlt diese aber der Verbraucher mit)
• manche Unternehmer, da dann die Angestellten nicht in die Kasse greifen könnten

Gegen die Abschaffung spricht:
• beim Thema Kriminalitätsbekämpfung: Die Verbrechen verlagern sich auf die lukrativere Cyberkriminalität. Der herkömmliche Bankraub ist am Aussterben.
• beim Sparverhalten: Beim Pleitegehen von Banken wären unter Umständen alle Spareinlagen weg. Das Geld unter dem Kopfkissen oder in der Schublade zu Hause wäre in diesem Fall noch da, vorausgesetzt der Einbrecher hat es nicht. Das Vertrauen der Sparer in die Banken und den digitalen Zahlungsverkehr ist in vielen Köpfen nicht vorhanden.
• beim Thema Steuerhinterziehung: Durch die verschärften Anforderungen und Sorgfaltspflichten kann sich der steuerehrliche Bürger, wenn er diese beachtet, abgrenzen und Zuschätzungen vermeiden.
• Und beim Datenschutz? Jeder Kauf, den wir tätigen, wäre automatisch in mindestens einer Datenbank gespeichert. Wollen wir das? Verlieren wir hier nicht noch ein Stück Freiheit?

Fazit:
Unserer Meinung nach wird es das Bargeld in Deutschland die nächsten Jahre weiterhin geben. Allerdings hat Corona gezeigt, dass es jeder Unternehmer selbst in der Hand hat, ob er seine Waren nur noch bargeldlos anbieten möchte oder nicht.

Fakt ist, dass der digitale Zahlungsverkehr stark zunimmt. Bargeldintensive Betriebe, die gewissenhaft mit der Thematik umgehen, werden steuerlich auch wenige Probleme bei Betriebsprüfungen bekommen.

Anpassung Mindestlohn – Handlungsbedarf prüfen

Reinigung Bleistift

Der Mindestlohn ist ein andauernder Streitpunkt in der Politik. Die einen wollen ihn ausbauen und erhöhen, die anderen am liebsten abschaffen oder wenigstens eindämmen. Tatsache ist, er ändert sich wieder. Hier nichts zu tun, wäre absolut gefährlich. Deshalb nun in aller Kürze die notwendigen Informationen.

Der Mindestlohn soll bis 2022 in vier Schritten von derzeit 9,35 auf 10,45 €, jeweils brutto, je Zeitstunde steigen.

  • 01.01.2021 bis 30.06.2021: Mindestlohn 9,50 €
  • 01.07.2021 bis 31.12.2021: Mindestlohn 9,60 €
  • 01.01.2022 bis 30.06.2022: Mindestlohn 9,82 €
  • 01.07.2022 bis 31.12.2022: Mindestlohn 10,45 €

Arbeitgeber müssen dabei insbesondere die Folgen für bereits bestehende geringfügige Beschäftigungsverhältnisse beachten.

Wurde bisher die für eine geringfügige Beschäftigung maximal mögliche Arbeitszeit vollständig Ausgeschöpft, und soll auch künftig der Status als geringfügiges Beschäftigungsverhältnis erhalten bleiben, führt die Erhöhung des Mindestlohns zu einer Reduzierung der Arbeitszeit.

Bestehende Arbeitsverträge müssen daher zur Vermeidung einer künftig sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung ggf. an die eringe maximale Arbeitszeit angepasst werden!

  • 01.01.2021 bis 30.06.2021: max. 47,36 Stunden/Monat
  • 01.07.2021 bis 31.12.2021: max. 46,87 Stunden/Monat
  • 01.01.2022 bis 30.06.2022: max. 45,82 Stunden/Monat
  • 01.07.2022 bis 31.12.2022: max. 43,06 Stunden/Monat

Fragen hierzu beantworten wir gerne und stehen Ihnen natürlich bei der Umsetzung zur Seite.

Lotse Mandantenmagazin 1. Quartal 2021

Cover Lotse Q1 2021

Wissenswertes für Unternehmer und Steuerzahler

  • Jahressteuergesetz 2021 – die Highlights
  • Der neue Mindestlohn 2021 / 2022
  • Macht Bargeldlos wirklich glücklich?
  • Steuerpflichtiger Grundstückshandel
  • Drei Irrtümer zum Thema “New Work”
  • Lehren aus der Corona-Krise

Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Die elektronische Signatur – einfach und sicher online unterschreiben

Homeoffice, Videokonferenz, Chat… In den letzten Monaten haben viele Digitalisierung “einfach mal gemacht”.

Und bei den Unterschriften für Aufträge oder Verträge hat sich möglicherweise schnell eine Vertrauenskultur herausgebildet. Schließlich hatten Sie gerade im März und April wirklich andere Sorgen.

Einfach mal machen bringt uns tatsächlich endlich ins Handeln, wo wir vorher oft gezögert haben. Und wir wissen heute, dass die Normalität eine andere ist als vor der Krise, und dass dieser Zustand der „alltäglichen Ausnahmesituation“ noch eine ganze Weile dauern wird.

Wir stellen auch fest: Die Digitalisierung ist endgültig gekommen, um zu bleiben.

Daher lohnt es sich, die jetzige Vertrauenskultur an den wichtigen Stellen wieder in einen rechtssicheren Zustand zu überführen.

Dabei gibt es drei Sicherheitsstufen, die Sie kennen sollten.

Hier ein Überblick über die Möglichkeiten, Verträge und andere Dokumente rechtssicher zu unterschreiben, ohne Drucker und Füllfederhalter.

Die verschiedenen Stufen der elektronischen Signatur

Stufe 0: Unterschrift per PDF

Egal, ob direkt in der PDF z. B. auf dem Tablet unterschrieben oder ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt, entfaltet diese Unterschrift keine Rechtswirkung. Meist ist das Verfahren auch ziemlich umständlich.

Trotzdem reicht es sicher an vielen Stellen in Ihrem Betrieb aus. Im Prinzip machen wir ja bei Amazon und Co. auch nichts anderes – mittlerweile sogar komplett ohne Unterschrift bei Anlieferung.

Hier geht es wieder um die Vertrauenskultur – mit Lieferanten oder Kunden, mit denen eine langfristige und gute Geschäftsbeziehung besteht, scheint das im ersten Schritt ausreichend.

In Krisenzeiten sollten Sie aber auch hier gut abwägen, um wie viel es beim konkreten Geschäft geht. Auch ohne bösen Willen können vielleicht auf der anderen Seite Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Und wenn man mit dem Rücken zur Wand steht, muss man sich dann doch selbst der Nächste sein.

Stufe 1: einfache elektronische Signatur

            Sie kommt oft bei E-Mails zur Anwendung. Eine eindeutige Zuordnung zu einer bestimmten Person ist damit nicht gegeben. Die Beweiskraft ist daher gering und z. B. für E-Commerce oder E-Government nicht ausreichend. Sie kann aber z. B. bei elektronischen Rechnungen aus Ihrem Hause durchaus sinnvoll sein.

Stufe 2: fortgeschrittene elektronische Signatur

            Hier ist die Person, die die Unterschrift leistet, eindeutig authentifiziert. Sie ersetzt allerdings die handschriftliche Unterschrift noch nicht komplett. Für die meisten Rechtsgeschäfte reicht Ihre Beweiskraft allerdings aus.

Stufe 3: qualifizierte elektronische Signatur (QES)

            Hier sind Sie beim rechtsgültigen Ersatz der handschriftlichen Unterschrift angekommen. Sogar Grundstückskaufverträge oder Arbeitsverträge können damit abgewickelt werden.Natürlich sind hier die Anforderungen besonders hoch. Solche Signaturen werden nur von zugelassenen Trustcentern ausgegeben. Außerdem ist eine Chipkarte erforderlich.

Unterschrift per Portal – eine gute Lösung mit überschaubaren Kosten

Überlegen Sie gut, für welche Ihrer Geschäftsprozesse und welche Geschäftspartner welche Art der Signatur notwendig ist.

Eine gute Möglichkeit, mit einer Softwarelösung das Thema ziemlich umfassend zu regeln, sind Unterschriftsportale.

Die Vorteile:

  • Alle Sicherheitsstufen abbildbar – Sie wählen die jeweils passende aus.
  • Meist ist auch eine Workflow-Gestaltung enthalten – Sie können festlegen, wer in welcher Reihenfolge das Dokument erhält und signiert. Und zum Schluss geht das Dokument vielleicht ins Sekretariat zur Ablage.
  • Zeit ist hier keine knappe Ressource mehr, wenn es um Rechtssicherheit geht.
  • Als Cloud-Lösungen funktionieren diese Portale auf allen Geräten – auch unterwegs.
  • Es ist keine Installation und Wartung zusätzlicher Software nötig.

Anbieter – Beispiele (natürlich ohne Vollständigkeitsgarantie):

  • FP Sign (übrigens das digitale Produkt des ehemaligen Herstellers der Postalia-Frankiermaschinen – ein schönes Beispiel für digitalen Wandel)
  • Docusign

Auch Adobe bietet Möglichkeiten zur elektronischen Signatur. Diese Lösung ist eher für Sie interessant, wenn Sie ohnehin Adobe-Kunde sind.

Meist ist es kein Problem, eine Freischaltung für einen kostenlosen Test zu erhalten.

Probieren Sie es aus und zeigen Sie sich Ihren Geschäftspartnern gegenüber als moderner Unternehmer.

Förderprogramm für Ausbildungsbetriebe ab 1. August 2020

Lesender Kaktus

Die berufliche Zukunft sichern

In den letzten Monaten und Wochen war es für viele Betriebe sehr schwer, die meist jungen Menschen als Fachkräfte von morgen durchgehend auszubilden. Betriebsstilllegungen, Ausgliederung der Arbeit ins Homeoffice oder Quarantäne führten oftmals dazu, dass die Ausbildung nicht in der erforderlichen Weise durchgeführt werden konnte oder sogar abgebrochen werden musste.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat wieder einmal festgestellt, dass eine gute Ausbildung die Grundlage für die berufliche Zukunft junger Menschen und die Fachkräftesicherung in Deutschland ist. Mit Wirkung ab 1. August 2020 ist daher kurzfristig ein Förderprogramm entstanden. Dieses richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Als KMU gelten Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigten.

Die Ziele sind:
• Ausbildungsplätze erhalten
• zusätzliche Ausbildungsplätze schaffen
• Kurzarbeit für Auszubildende vermeiden
• Übernahme bei Insolvenzen fördern

Zur Erreichung der Ziele gibt es für die Unternehmen Prämien oder Zuschüsse.

Die Förderung erhalten KMU, die
• in staatlich anerkannten Ausbildungsberufen,
• in Ausbildungsberufen nach dem Pflegeberufe-, Krankenpflege-und/oder Altenpflegegesetz oder
• in den praxisintegrierten Ausbildungen im Gesundheits- und Sozialwesen, die bundes- und landesrechtlich geregelt sind,
ausbilden.

Unternehmen können nur eine Prämie pro Ausbildungsvertrag erhalten. Sie können die Förderungen aus diesem neuen Bundesprogramm nicht mit Förderung auf anderen rechtlichen Grundlagen oder nach anderen Programmen des Bundes oder der Länder kombinieren, die die gleiche Zielrichtung oder den gleichen Inhalt haben.

Die Anträge sind bei der zuständigen Agentur für Arbeit zu stellen. Zusätzlich zum Antrag benötigen Sie eine Bescheinigung der zuständigen Stellen für den Ausbildungsberuf. Dies sind meist die Berufskammern wie etwa Industrie- und Handelskammern oder die Handwerkskammern.

Höhe der Prämien
Die Höhe der Förderung bewegt sich je nach Fördergrund zwischen 1.500 und 3.000 € pro Auszubildenden. Die Unterstützung ist befristet bis zum 30. Juni 2021. Überbetriebliche Berufsbildungsstätten oder andere etablierte Ausbildungsdienstleister erhalten bis zu 8.000 €.
Weitere Details hierzu können Sie bei Ihrer zuständigen Agentur für Arbeit oder Ihrem Steuerberater abrufen.