Ablenkungsfalle Handy

Kommunikation

Waren Sie auch schon mal genervt, weil Ihr Gesprächspartner scheinbar sein Handy spannender fand als Ihre Konversation?

Und haben Sie dann auch schon mal gehört: Ich höre zu – ich kann das parallel?

Bei der Arbeit machen sich Chefs Sorgen, dass das eingeschaltete Handy der Mitarbeiter die Konzentration stört.

Gerade jüngere Mitarbeiter und Mütter scheinen aber oft mit dem Handy „verwachsen“.

Eine Studie der University of Texas at Austin hat jetzt genau untersucht welche Auswirkungen das Smartphone wirklich hat.

Die 800 Testpersonen wurden in drei Gruppen eingeteilt: Eine Gruppe hatte ihre Smartphones auf dem Schreibtisch. Die zweite Gruppe legte es in die Tasche. Die dritte Gruppe legte das Handy in einen anderen Raum.

Dann absolvierten alle Probanden einen Test zu ihren kognitiven Fähigkeiten.

Das gar nicht so überraschende Ergebnis: Die Gruppen, die ihr Handy in einem anderen Raum abgelegt hatten, schnitten beim Test deutlich besser ab als die beiden anderen Gruppen.

Dabei war es übrigens egal, ob das Handy mit dem Display nach oben oder nach unten auf dem Tisch lag.

Konkret: Die reine Anwesenheit eines Smartphones in Reichweite reicht schon für einen deutlichen Konzentrationsabfall, weil das Gehirn versucht sich nicht vom Handy ablenken zu lassen.

Unser Tipp: Richten Sie eine Sammelstelle ein, an der die Smartphones morgens „geparkt“ werden – in den Pausen kann dann jeder sein Handy checken.

Noch ein Tipp an unsere Mütter: Solange Sie im Betrieb oder im Büro sind, gibt es sicher noch die gute alte Festnetznummer, auf der Ihr Kind oder Schule und Kindergarten Sie stets erreichen kann.

Sechs gute Gründe für ein Dokumentenablagesystem

ebook

In den letzten Monaten hat sich gezeigt, wie sinnvoll digitales Arbeiten ist. Die Ablage ist dabei ein zentrales Element. Nutzen Sie die Gelegenheit und stellen Sie Ihr Ablagesystem um, es gibt noch viele weitere gute Gründe, die dafür sprechen.

Die Ablage im Büro ist für viele eine zeit- und nervenaufwendige Verwaltungsaufgabe. Dabei gibt es inzwischen eine sinnvolle Alternative zum klassischen Büro-Triathlon „Lochen, Heften, Suchen“: ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS). Und auch wenn der Traum vom komplett papierlosen Büro wohl eher einer bleiben wird, lohnt es sich, an einem papierarmen Büro zu arbeiten. Unternehmen, die bereits ein DMS nutzen, möchten es nicht mehr missen.

Hier die aus unserer Sicht sechs wichtigsten Gründe:

1. Sie schonen die Umwelt
Wussten Sie, dass der deutsche Büroangestellte im Schnitt 30 Seiten täglich produziert? Das sind über 7000 Blatt Papier pro Jahr! Das entspricht mehr als 14 Paketen mit 500 Blatt! Die Umweltkosten dafür sind enorm, denn für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier (500 Blatt DIN A 4, 2,3 kg) werden 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie benötigt .

2. Weniger Platz und niedrigere Raumkosten
Weniger Platz für all das Papier bedeutet auch weniger notwendige Bürofläche. Die Kosten von Bürofläche bzw. die Einsparung von Bürofläche lässt sich ganz genau in Euro messen. Mit einem papierlosen Büro sparen Sie also Fixkosten – Monat für Monat.

3. Höhere Konzentration
Liegen auf Ihrem Schreibtisch Stapel an Papier herum, werden Sie ständig an unerledigte Dinge erinnert. Das erzeugt Stress – den Sie sich mit einem papierlosen Büro sparen können.

4. Höhere Produktivität
Ist Ihr papierloses Büro gut durchdacht, brauchen Sie deutlich weniger Zeit, um Unterlagen zu finden. Untersuchungen besagen, dass ein normaler Büroangestellter 2,5 Stunden seiner Zeit mit Suchen verbringt – und zwar pro Tag! In dieser Zeit ist natürlich nicht nur die Suche nach Papierunterlagen drin, doch ein großer Teil davon vermutlich schon.

5. Optimierte Arbeitsabläufe
Sie und Ihre Kollegen haben jederzeit Zugriff auf die Unterlagen, die gebraucht werden (und freigegeben sind). Vorbei ist die Suche nach einem Dossier, das irgendwo auf einem Schreibtisch liegt, wobei der Kollege aber grad im Urlaub ist.

6. Die papierlose Rechnungsabwicklung spart bares Geld
Die Erstellung und der Versand einer Papierrechnung kosten im Schnitt 11,10 €. Eine digital erstellte und versendete Rechnung dagegen nur 4,50 €. Das bedeutet: Sie sparen bei jeder Rechnung 6,60 € oder 59 %.

Stellen Sie also Ihre Ausgangsrechnungen auf digital um, gern unterstützen wir Sie dabei.
Natürlich ist die digitale Abwicklung der Eingangsrechnungen mit Zahlungsverkehr ebenfalls günstiger.

Dazu unser Praxistipp: Digitale Eingangsrechnungen zentral sammeln. Von verschiedenen Lieferanten wie Telekom, Stromanbietern & Co. erhalten Sie die Rechnungen bereits per E-Mail oder über ein Portal zur Verfügung gestellt. Richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse ein, z.B. eingangsrechnungen@firmenname.de, und leiten Sie sämtliche digitalen Eingangsrechnungen dort hin. So haben Sie jeden Monat die unterschiedlichen Rechnungen gleich an einem Platz, können sie von dort aus weiterverarbeiten und leichter archivieren.

NRW Rettungsschirm

NRW Rettungsschirm

Die Finanzverwaltung Nordrhein‐Westfalen und die landeseigene
Förderbank haben mit umfangreichen Sofortmaßnahmen schnelle
und unbürokratische Hilfe bereitgestellt, die bereits von vielen
nordrhein‐westfälischen Unternehmen genutzt wird

Liquiditätsplanung – damit Sie immer genug Treibstoff im Unternehmenstank haben

Zapfsäule

Von jetzt an werde ich nur so viel ausgeben, wie ich einnehme – und wenn ich mir dafür Geld borgen muss.

Mark Twain

Wussten Sie, dass ein Großteil aller Insolvenzen von jungen Unternehmen in den kritischen ersten fünf Jahren auf Liquiditätsschwierigkeiten zurückgeht? Der Grund dafür ist meistens, dass die Unternehmer den Kapitalbedarf für Wareneinkäufe und Forderungen zu niedrig einschätzen. Doch auch alteingesessene Unternehmen kann es treffen, wenn sie die Zahlungsfähigkeit nicht im Blick haben.

Mit Liquiditätsplanung immer flüssig bleiben

Eine sorgfältige und fortlaufende Liquiditätsplanung ist für jede Unternehmerin und jeden Unternehmer ein absolutes „Muss“. Sie umfasst die nächsten sechs, besser noch zwölf Monate. Anders als bei der Buchführung, in der Sie nur die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben festhalten, stellen Sie bei der Liquiditätsplanung Ihre geplanten und zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben gegenüber. Diese sollten Sie nach den Rubriken (Konten) erfassen, die Sie auch für Ihre Buchführung nutzen (Warenverkäufe, Personalkosten, Bürokosten usw.).

Aus der Differenz der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben ergibt sich der monatliche Überschuss, den Sie zur Verfügung haben, um Ihre Rechnungen zu bezahlen. Womöglich stellt sich auch ein Fehlbetrag heraus, den Sie schnellstmöglich beheben sollten.

Überlegen Sie:

  • Welche fixen Kosten fallen an (z.B. Miete, Personal)?
  • Wann fallen Zinszahlungen und Tilgung für Kredite an?
  • Bis wann müssen Sie Verbindlichkeiten bei Lieferanten beglichen haben?
  • Wann werden Ihre Kunden (voraussichtlich) welche Rechnungen bezahlen?
  • Welchen Umfang hat Ihr Kontokorrentkredit bei Ihrer Bank?
  • Welche weiteren Kreditspielräume stehen Ihnen zur Verfügung?
  • Welche eigenen Reserven können Sie einbringen, wenn das Geld knapp wird?

Die für die Liquiditätsplanung erforderlichen Zahlen finden Sie:

  • auf dem Girokonto (Höhe Ihres möglichen Überziehungskredits bzw. Kontokorrentkredits)
  • bei den offenen Forderungen, also noch nicht bezahlten Rechnungen Ihrer Kunden
  • bei den offenen Verbindlichkeiten, also Ihren noch nicht bezahlten Rechnungen Ihrer Lieferanten
  • bei den Arbeitsverträgen, Mietverträgen, Kreditverträgen, Leasingverträgen (Ihre fixen Kosten)

Mögliche Hilfen bei drohender Unterdeckung

  • Kunden kein zu langes Zahlungsziel einräumen
  • Skonto bei schneller Bezahlung anbieten
  • Anzahlungen oder Teilzahlung vereinbaren
  • Kontokorrentkredite bei Ihrem Kreditinstitut nur kurzfristig und nicht für langfristige Investitionen ausnutzen
  • Ausgaben/Zahlungen nach Absprache mit den Lieferanten verschieben
  • „frisches“ Beteiligungskapital besorgen
  • Abtretung der Forderung an Ihr Kreditinstitut oder Factoring
  • massives Eintreiben von Forderungen (z.B. mit Inkassounternehmen)
  • im schlimmsten Fall: Teile des Unternehmensvermögens verkaufen

Liquiditätsreserve

Sorgen Sie dafür, dass Sie jederzeit über eine „eiserne“ Reserve verfügen können. Diese eigenen flüssigen Mittel sind, zusammen mit Ihrer Kreditlinie bei der Bank, Ihre Liquiditätsreserve. Faustregel: Die Liquiditätsreserve muss für drei Monate ausreichen.

Faustregel Liquidität und Kredite

Langfristige Kapitalbindungen (Anlagevermögen, Vorräte, ausstehende Forderungen) sollten Sie über langfristige Finanzierungen (Eigenkapital und langfristiges Fremdkapital) finanzieren. Kurzfristige Verbindlichkeiten können Sie über den Kontokorrentkredit abdecken. Als Faustformel gilt: Mindestens ein Monatsumsatz ist immer in Forderungen gebunden. Achtung: Mit steigendem Umsatz nimmt auch der Kapitalbedarf für dessen Vorfinanzierung zu.

Gern unterstützen wir Sie bei der Aufstellung Ihres Liquiditätsplans!

Belegausgabepflicht – die neuen Spielregeln beim Bargeldverkehr

Quittungen

Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ hat der Gesetzgeber die Belegausgabepflicht eingeführt.

Ab dem 01.01.2020 muss nun jeder Betrieb, der Bargeld entgegennimmt, einen Kassenbon ausdrucken und diesen seinem Gast/Kunden überreichen. Gleich vorneweg: Was der Kunde damit macht, kann Ihnen dann egal sein. Wenn er ihn liegen lässt, dann werfen Sie ihn weg. Aber die Frage, „Brauchen Sie einen Beleg?“, die werden Sie ab 2020 bitte nicht mehr stellen!

Die Belegausgabepflicht gilt für elektronische Aufzeichnungsgeräte. Offene Ladenkassen sind nicht davon betroffen. Gleichwohl kann ein Kunde aber eine Quittung verlangen, die Sie dann auch ausstellen müssen. Elektronische Aufzeichnungsgeräte sind: elektronische Registrierkassen, computergestützte Kassensysteme, computergestützte Registrierkassen, tabletbasierte Kassensysteme, Softwarelösungen und Kassenwaagen.

Von der Belegausgabepflicht kann abgesehen werden, wenn ein Verkauf an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen erfolgt. Allerdings muss diese Befreiung beim zuständigen Finanzamt beantragt werden und eine sachliche und persönliche Härte darstellen. Und nein: Die mit der Belegausgabe­pflicht verbundenen Mehrkosten stellen für sich alleine keine sachliche Härte dar.

Der Kassenbon muss im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Kassiervorgang ausgegeben werden. Also: Zahlung gegen Beleg. Ab 01.01.2020 sollte somit der automatische Bondruck in der elektronischen Registrierkasse aktiviert sein.

Der Beleg kann in PAPIERFORM oder ELEKTRONISCH zur Verfügung gestellt werden. Zur Erinnerung: „Papierform“, das waren die Zettelchen, die wir vor dem digitalen Zeitalter ausgedruckt haben.

Die jüngere Generation wird den Beleg im digitalen Zeitalter selbstverständlich elektronisch zur Verfügung stellen, durch automatische Übertragung auf das Smartphone des Kunden. Der Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Beleges auf dem Endgerät des Kunden/Gastes müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware in einem standardisierten Dateiformat möglich sein. Lehnt der Kunde die elektronische Übermittlung des Beleges ab, dann muss aber wieder ein Zettelchen gedruckt werden.

Wenn Sie digital aufgestellt sind und das elektronisch machen möchten, dann hört der Spaß aber noch nicht auf, denn dann verarbeiten Sie als Betrieb personenbezogene Daten des Kunden. Der Kunde ist hierüber zu informieren, und die übrigen Vorschriften der DSGVO sind zu beachten. Insbesondere ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Also wenn Sie und mindestens 19 Kellner ständig im Einsatz sind.

Bei den Angaben, die der Beleg enthalten muss, wird aus dem Zettelchen dann doch schnell eine Klopapierrolle, denn das muss alles drauf:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Datum der Belegausstellung
  • Zeitpunkt des Vorgangsbeginns
  • Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Transaktionsnummer
  • Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
  • anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
  • Betrag je Zahlungsart
  • Signaturzähler
  • Prüfwert

Damit Sie ab 01.01.2020 gesetzeskonform tätig sind, sollten Sie sich von Ihrem Kassenaufsteller/
-hersteller versichern lassen, dass diese konform ist zu:

  • Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen
  • Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV)
  • Anwendungserlass zu § 146a AO
  • 2. Kassenrichtlinie vom 26.11.2010
  • GoBD vom 14.11.2014

Was bringt das Ganze, fragen Sie sich? Gehen Sie davon aus, dass unter Ihren Gästen auch eine Person vom Finanzamt sitzt. Wenn Sie diese jetzt fragen „Brauchen Sie einen Beleg?“, dann kommt das nicht gut an. Wieso? Na, dann wird unterstellt, dass Sie nicht erklärte Einnahmen (Volksmund: Schwarzgeldeinnahmen) haben. Sie werden dann sehr schnell Post vom Finanzamt mit einer Prüfungsanordnung bekommen. Gehen Sie davon aus, dass es dann auch Hinzuschätzungen geben wird. Schützen Sie sich also vor solchen Hinzuschätzungen und geben Sie ab Januar 2020 immer einen Beleg mit aus. Ansonsten wird es richtig teuer!

Keine gute Idee ist es, wenn Sie von einer elektronischen Registrierkasse nun zu einer offenen Ladenkasse wechseln. Seien Sie sicher, dass Sie dann im Fokus der Fahnder stehen.

Also besser: Spielregeln beachten, dann gibt’s (hoffentlich) keine Probleme.

Nicht Kür, sondern Pflicht: E-Mails (rechts-)sicher archivieren

Datensicherheit

Auch wenn die digitale Kommunikation anfängt, die Mails hinter sich zu lassen und über Messenger-Dienste wie WhatsApp und Co. zu laufen – in den meisten Betrieben spielt die E-Mail heute immer noch die Hauptrolle.

Archivieren Sie Ihre E-Mails? Sollten Sie aber. Mails unterliegen denselben Aufbewahrungs- und Datenschutzvorschriften wie Ihr Papier-Schriftverkehr. Und da reden wir in der Regel von einem Zeitraum von zehn Jahren für geschäftlichen Schriftverkehr – vom Angebot über die Rechnung und Verträge bis hin zur Zahlungsanforderung.

Welche E-Mails müssen archiviert werden – gibt es Ausnahmen?

Alle E-Mails, die mit der Abwicklung Ihres Tagesgeschäfts entstehen, sind prinzipiell archivierungspflichtig. Und dann auch nicht nur die Mails selbst, sondern auch die Anhänge der Mails.

Ausnahmen:

  • Reine Terminbestätigungen oder weitergeleitete Links kann man von der Archivierung ausnehmen.
  • alle Mails, die nur als sog. „Container“ dienen: Gemeint sind Mails, die im Text lediglich auf den Anhang verweisen. Häufig sind das Mails, an die Eingangsrechnungen für Sie angehängt sind. Oder ein Geschäftspartner hat Ihnen sonstige Dokumente im Anhang gesandt (Verträge/Angebotsannahmen …).

Vorsicht: Die rechtliche Sicht ist die eine Sache – Ihr eigener Archivierungsbedarf kann sogar darüber hinausgehen (Sie wollen den Eingang der Auftragsbestätigung mit Datum dokumentieren …).

Dann archivieren wir doch einfach alle Mails?

Die archivierungspflichtigen und -würdigen Mails aus dem großen Posteingangskorb herauszufiltern ist natürlich eine Herausforderung.

Wenn Sie aber alle Mails archivieren, wird Ihr Mailarchiv schnell sehr groß werden – und auch wenn heute Speicherplatz „nichts mehr kostet“, die Kapazitäten auf Ihrem Rechner oder Server sind da begrenzt. Und die Archivierungsdienstleister lassen sich den Platz ganz gut bezahlen.

Welche Mails dürfen gar nicht oder nur eine bestimmte Zeit archiviert werden?

Die Datenschutz-Grundverordnung macht das Thema nicht einfacher: Personenbezogene Daten unterliegen danach einem besonderen Schutz.

  • Wenn Sie Ihren Mitarbeitern den persönlichen Mailverkehr über Ihr System erlaubt haben, dürfen Sie die Mails überhaupt nicht einsehen oder gar speichern.

Tipp: Treffen Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Regelung, nach der private Mails (wenn Ihre Mitarbeiter ein Firmenhandy oder -tablet haben, auch Dienste wie WhatsApp und Co.) ausschließlich über private Accounts oder private Geräte gesendet und empfangen werden.

  • Bewerbungsunterlagen fallen auch unter diese Rubrik.

Tipp: Wenn Sie sich einen Bewerberpool aufbauen wollen, holen Sie sich erstens die schriftliche Erlaubnis der Bewerber ein, die Unterlagen aufbewahren zu dürfen. Außerdem sollten Sie immer wieder dokumentieren, wofür Sie die Unterlagen immer noch brauchen, zum Beispiel über die Dokumentation von Telefonaten oder durch regelmäßige kleine Newsletter an Ihre potenziellen Bewerber.

  • Auch Kundendaten können unter das Aufbewahrungsverbot fallen. Der Kunde ist keiner mehr, daher sind Sie nach angemessener Zeit verpflichtet, die Daten zu löschen.

Anforderungen an Ihre E-Mail-Archivierung

  • Vollständigkeit: Es muss sichergestellt werden, dass archivierungspflichtige Mails nicht vor der Archivierung gelöscht werden können. Auch im Archiv selbst dürfen keine Dokumente oder Teile – etwa der Header oder ein Anhang – verloren gehen.
  • Manipulationssicherheit: Es muss sichergestellt sein, dass das archivierte Dokument mit dem Original übereinstimmt und keine Änderungen vorgenommen werden können.
  • Verfügbarkeit: Die Mail muss mit adäquatem (zeitlichem) Aufwand auffindbar sein.
  • Maschinelle Auswertbarkeit – da diese gewährleistet sein muss, ist zum Beispiel eine Archivierung über ein gedrucktes Archiv nicht sinnvoll.

Was tun?

Wie können Sie jetzt aber die archivierungspflichtigen Mails herausfiltern? Drei Maßnahmen bringen Sie an dieser Stelle schon ziemlich weit:

  • Schulung Ihrer Mitarbeiter: Welche Mails müssen archiviert werden und welche nicht?
  • Einrichtung von getrennten Postfächern und entsprechenden Mailregeln, die die Vorauswahl erleichtern.
  • Archivierung nicht im Mailprogramm (Outlook und Co.) selbst, sondern über eine professionelle Lösung, die auf Ihren Mailserver aufsetzt.
    Eine der meistgenutzten Software ist Mailstore – hier gibt es insbesondere für kleinere Betriebe unter zehn Mitarbeitern bezahlbare Lösungen. Oder Sie fragen Ihren Datenschutzbeauftragten, welche Lösung er oder sie empfiehlt.

Neue Sonder-Abschreibung für Mietwohnungen

Aussenansicht Hochhaus

Beabsichtigen Sie, in naher Zukunft eine Mietwohnung zu bauen, so
haben wir gute Nachrichten für Sie:

Zusätzlich zur linearen AfA von 2% können Sie in den ersten vier Jahren 5% Sonder-AfA geltend machen. Hierfür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der Bauantrag wurde nach dem 31.08.2018 und vor dem 01.01.2022 gestellt.
  • Die neu gebaute Wohnung wird zu Wohnzwecken vermietet.
  • Die Vermietung erfolgt ab dem Jahr der Fertigstellung und in den folgenden neun Jahren.
  • Die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten betragen höchstens 3.000 €/m². Davon werden aber nur 2.000 €/m² gefördert.

Grundsätzlich wird die Sanierung, Modernisierung oder Erweiterung von bestehendem Wohnraum nicht gefördert. Schaffen Sie aber durch den Umbau erstmals neuen Wohnraum, indem Sie zum Beispiel das Dachgeschoss ausbauen oder bisher gewerblich genutzte Räume in Wohneinheiten umbauen, ist eine Förderung möglich.

Auch der Kauf einer Immobilie wird gefördert. Voraussetzung ist hier, dass Sie im Jahr der Fertigstellung den Kauf abschließen.

Planen Sie den Bau oder Kauf von Mietwohnungen, sprechen Sie uns an. So können wir die bestehenden Stolperfallen umgehen.

Bargeld lacht? Ab 2020 ist die Kassenführung noch weniger lustig

Bargeld

Wer in seinem Betrieb mit Bargeld zu tun hat, steht seitens des Finanzamtes unter Generalverdacht der „Einnahmenverkürzung“ und damit der Steuerhinterziehung. Daher schraubt die Finanzverwaltung die Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Kasse“ immer höher.

Ab dem 01.01.2020 zündet der Fiskus nun die nächste Stufe im Kampf gegen das Schwarzgeld. Im Fokus: die elektronischen Kassensysteme.

Folgende verschärfte Anforderungen muss Ihr elektronisches Kassensystem zukünftig erfüllen:

1. ein Schutzmodul – eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Hier gibt es drei Bestandteile:

Erstens, das Sicherheitsmodul

Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass (Kassen-)Eingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.

Zweitens, das Speichermedium

Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gespeichert.

Drittens, die digitale Schnittste

Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfzwecke gewährleisten.

Jedes zertifizierte Kassensystem bzw. Sicherheitsmodul verfügt über eine individuelle Seriennummer. Jedem Geschäftsvorfall und anderem Vorgang wird u.a. eine eigene Transaktionsnummer zugewiesen. Die Transaktionsnummern sind so beschaffen, dass Lücken erkennbar sind. Des Weiteren wird für jeden Vorgang ein Prüfwert generiert sowie der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes erfasst.

Zuständig für die Zertifizierung ist das Bundesamt für Informationstechnik (BSI). Hierfür sorgt Ihr Kassenaufsteller.

2. eine Belegausgabeverpflichtung

Ab 2020 gilt erstmals eine grundsätzliche Belegausgabeverpflichtung, allerdings nur bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems – egal, ob die Kunden den Beleg mitnehmen oder nicht. Mit Zustimmung des Kunden ist auch die Bereitstellung eines elektronischen Belegs erlaubt. Details finden Sie in dieser Ausgabe in einem weiteren Artikel und erfahren Sie von Ihrem steuerlichen Berater.

3. Mitteilungspflichten über Inbetriebnahme/Außerbetriebnahme von Aufzeichnungssystemen

Ab 01.01.2020 müssen sowohl die Anschaffung als auch die Außerbetriebnahme elektronischer Kassensysteme innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt gemeldet werden. Hierzu soll ein amtliches Formular genutzt werden, das es aber noch nicht gibt.

 Achtung:

  • Alle vor 2020 angeschafften Systeme müssen bis 31.01.2020 gemeldet werden.
  • Beim Neukauf einer Registrierkasse ab dem 01.01.2020 brauchen Sie einen Zertifizierungsnachweis.

Eine Übergangsregelung verschafft Ihnen Luft bis 31.12.2022.

Nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die grundlegenden Aufzeichnungsanforderungen erfüllen, aber bauartbedingt nicht mit den oben genannten Funktionen aufrüstbar sind, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden. Im Umkehrschluss müssen Kassensysteme, die mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können, bereits ab 01.01.2020 über eine solche verfügen. Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers).

PC-Kassensysteme sind von der Ausnahmeregelung nicht umfasst und dürfen damit ohne zertifizierte Sicherheitseinrichtung ab 01.01.2020 nicht mehr eingesetzt werden.

Kassensysteme, die nicht nachrüstbar sind und vor dem 26.11.2010 angeschafft wurden, müssen entsorgt und durch ein neues System ersetzt werden.

Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Kassenhersteller und/ oder mit Ihrem Steuerberater auf, damit Sie bei der nächsten Betriebsprüfung nicht mit Umsatzzuschätzungen von nicht selten zehn bis 15 Prozent durch den Prüfer konfrontiert werden, weil Ihr System nicht „ordnungsgemäß“ ist.