Flexible Arbeitszeitmodelle im Überblick

Arbeitsplatz

Die Arbeitswelt befindet sich schon seit geraumer Zeit im Wandel. Durch die Corona-Krise hat diese Entwicklung an Geschwindigkeit hinzugewonnen. In besonderem Maße gilt das für die Gestaltung der Arbeitszeit. Ein fester Arbeitstag von 8.00 Uhr bis 17.00 Uhr gehört mittlerweile zur Ausnahme.

Es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen. Damit Sie hier den Überblick nicht verlieren, stellen wir Ihnen die wichtigsten Modelle kurz vor:

1. Gleitzeit

Die Gleitzeit gehört zu den Klassikern und hat für die Beteiligten fast nur Vorteile. Hier können Mitarbeitende bis zu einem gewissen Rahmen selbst über die Arbeitszeiten bestimmen. Sie als Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber setzen den Rahmen, in dem Sie die Kernarbeitszeit festlegen, in der Anwesenheitspflicht besteht. Außerdem werden Rahmenarbeitszeiten bestimmt, wann frühestens mit der Arbeit begonnen wird und bis wann ein Arbeitstag spätestens dauern kann. Ein Arbeitszeitkonto verzeichnet bei der Gleitzeit die genauen Zeiten.

Ihren Mitarbeitenden ermöglichen Sie eine freiere Gestaltung der Zeit, und Sie übertragen diesen mehr Eigenverantwortung. Für Sie selbst kann mehr Organisation erforderlich sein, wenn Sie
sicherstellen müssen, dass der Arbeitsplatz zu einer bestimmten Zeit besetzt ist.

2. Homeoffice

Gerade in den Zeiten der Corona-Krise hat das Homeoffice an Bedeutung gewonnen. Es ermöglicht, einen Teil der Arbeit außerhalb des Büros zu erledigen. Die Verlegung des Arbeitsplatzes kann auf bestimmte Tage pro Woche beschränkt werden. Die genaue Regelung sollten Sie mit Ihren Mitarbeitenden individuell treffen. Dies gilt auch für die Arbeitszeiten und die Erreichbarkeit während des Homeoffice.

Da Störungen durch Kollegen, Kunden und Chef geringer sind, arbeiten die meisten Mitarbeitenden deutlich produktiver. Außerdem entfällt der Weg zur Arbeit. Erforderlich vor dem Start ins Homeoffice ist eine Vereinbarung, um dem Datenschutz gerecht zu werden. Außerdem ist im Homeoffice neben der Selbstorganisation ein gutes Stück Selbstdisziplin gefragt.
Auch die sozialen Kontakte sind deutlich reduzierter, was von den Mitarbeitenden häufig als belastend empfunden wird.

3. Jobsharing

Hier gibt es verschiedene Varianten. Zwei oder mehrere Mitarbeitende teilen sich einen einzelnen Arbeitsplatz. Zwei Mitarbeitende können jeweils exakt die Hälfte der Stunden arbeiten. Jobsplitting nennt sich die Regelung, da sich die Mitarbeitenden sämtliche Aufgaben zu gleichen Teilen unabhängig voneinander teilen.

Von Vorteil sind die Individualität und die flexible Einteilung der Arbeitszeit. Erforderlich sind ständige Absprachen im Team. Nur wenn die Beteiligten jederzeit über Aufgaben, Fortschritte und laufende Projekte informiert sind, lässt sich gemeinsam das Ziel erreichen.

4. Teilzeitarbeit

Gerade die Teilzeitarbeit bietet viele Möglichkeiten der individuellen Gestaltung. Sie können etwa anbieten, dass sich die vereinbarte Arbeitszeit auf die gesamte Woche verteilt. Die Mitarbeitenden können selbst entscheiden, ob beispielsweise täglich stundenweise gearbeitet wird oder ob an zwei oder drei Tagen in der Woche ganztägig.

Für Mitarbeitende bietet diese Form der Beschäftigung viele Freiheiten, da Sie die Zeiten auf die Person zuschneiden können. Der Organisationsaufwand liegt auf Ihrer Seite. Sie müssen den
Überblick behalten, wer wann anwesend ist, um die Arbeitsplätze besetzt zu halten.

5. Abrufarbeit

Abrufarbeit ist eine Form der Teilzeitarbeit. Diese liegt vor, wenn Sie mit Ihren Mitarbeitenden arbeitsvertraglich vereinbaren, dass diese ihre Arbeit entsprechend dem Arbeitsanfall erbringen. Die Vergütung erfolgt in der Regel nach Stundenlohn.

Der Vorteil liegt hier bei Ihnen, da die Mitarbeitenden nur bei Arbeitsanfall gerufen werden. Grundvoraussetzung ist hier eine vertragliche Vereinbarung. Aufgrund der Besonderheit müssen darin die wöchentliche Arbeitszeit, ein Ausgleichszeitraum und der Abruf der Arbeitsleistung vereinbart werden. Auch erfordert die Abrufarbeit eine hohe Flexibilität Ihrer Mitarbeitenden.

6. Vertrauensarbeitszeit

Bei der Vertrauensarbeitszeit gibt es grundsätzlich keine festgelegten Arbeitszeiten, an denen die Mitarbeitenden am Arbeitsplatz anwesend sein müssen. Stattdessen legen Sie klare Ziele und Aufgaben fest, deren Ergebnisse die Mitarbeitenden bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erbringen müssen. Geeignet ist die Vertrauensarbeitszeit vor allem in der Projektarbeit und da, wo Mitarbeitende über eine hohe Selbstständigkeit verfügen.

Für die Mitarbeitenden beschert die Vertrauensarbeitszeit ein Höchstmaß an Flexibilität. Sie als Arbeitgeber schenken hier viel Vertrauen und übertragen Eigenverantwortung auf Ihre Mitarbeitenden. Die Vertrauensarbeitszeit erfordert ein großes Maß an Kommunikation. Ihre Zielvorgaben müssen fair und realistisch sein, sonst kommt es zur Überlastung.

7. Jahresarbeitszeit

Dies ist ein relativ neues Arbeitszeitmodell. Statt einer festgelegten wöchentlichen und monatlichen Stundenzahl ermitteln Sie anhand der durchschnittlichen Wochenarbeitsstundenzahl,
wie viele Stunden im Jahr die Mitarbeitenden leisten müssen. Ihre Mitarbeitenden können von Tag zu Tag, von Woche zu Woche ihr Pensum nach ihren Wünschen ausrichten. Solange sie das Gesamtpensum erfüllen, bleibt trotz der Schwankungen die Bezahlung konstant. Sie als Arbeitgeber können saisonale Schwankungen ausgleichen und Kündigungen bei Auftragsrückgang vermeiden.

Nachteilig ist die erforderliche lange Vorausplanung. Auch kann es bei Stoßzeiten zu hohen Belastungen bei den Mitarbeitenden kommen.

Fazit:

Flexible Arbeitszeitmodelle schaffen Anreize, um qualifizierte Mitarbeitende an Ihr Unternehmen zu binden und neue Talente von der Berufswahl zu überzeugen.

Für die flexible Arbeitszeit spricht:
• bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• mehr Flexibilität
• weniger Stress
• mehr Motivation
• individuelle Gestaltung

Dagegen spricht:
• höherer Verwaltungsaufwand und damit Kosten
• Verantwortung und Management
• Abgrenzung und Vermischung

Welche Finanzierung bietet sich an?

Löwe

Löwengrube oder Höhle der Löwen?

Der Gang zur Bank, um eine Finanzierung anzufragen, ähnelt sehr dem Blick in die Löwengrube mit der Gewissheit, sich gleich da unten zu befinden. Denn wann geht man zur Bank? Na dann, wenn man Liquidität benötigt! In diesem Moment wird dort jeder zum Bittsteller,
und nicht selten ist der Fortbestand eines Unternehmens davon abhängig, ob man nun gefressen wird oder nicht. Warum ist das so?

Richten wir doch einen kurzen Blick in die Vergangenheit: Im Jahr 2007 begann die weltweite Finanzmarktkrise. Daraus resultierten dann restriktive Bankenregelungen, die verhindern sollen, dass eine Finanzierung von solch großen Immobilienblasen – wie damals geschehen
– nie mehr vorkommen. Das Ergebnis trifft nun leider jeden, denn die (regionalen) Banken sowie Sparkassen müssen bei der Vergabe von Krediten nun dadurch viel zurückhaltender sein.

Doch welche Alternativen zur klassischen Bankfinanzierung – außer der Eigenkapitalzuführung – gibt es denn noch?

Höhle der Löwen
Sie gründen ein Start-up? Viel Erfolg bei den Löwen!

Factoring
Bezahlt Sie ein Kunde verspätet oder gar nicht, entsteht immer eine Liquiditätslücke. Mit Factoring können Sie diese Lücke schließen. Factoring bedeutet, Sie verkaufen die Forderung mit einem kleinen Abschlag und erhalten sofort das Geld hierfür.

Crowdinvesting/Mezzaninfinanzierung
Mezzanine-Kapital ist eine Mischung aus Fremd- und Eigenkapital und wird bilanziell als Eigenkapital behandelt. Das ist natürlich interessant. In vielen Fällen erhalten Betriebe diese Kapitalart bei einem Crowdinvesting, auch Schwarmfinanzierung genannt, schnell und
unkompliziert. Gleichzeitig können Betriebe in der aktuellen Niedrigzinsphase Investoren ein attraktives Anlageprodukt bieten – eine Win-win-Situation für alle Beteiligten. Für den Unternehmer bedeutet das: Kapital in kurzer Zeit und im Idealfall auch noch eine erhöhte
Sichtbarkeit für das Unternehmen. Denn eine Crowdinvesting-Kampagne ist immer auch eine Marketing-Kampagne. Damit nicht genug: Ein Crowdinvesting kann auch die Eigenkapitallücke schließen, wodurch sie zu einem Bankkredit erst befähigt werden.

Leasing
Wer neue Maschinen, Werk- oder Fahrzeuge braucht, muss oftmals hohe Summen investieren. Mit einem Leasing geht das wesentlich einfacher. Sie bezahlen dabei vergleichsweise niedrige monatliche Leasinggebühren. Sie leasen sich die Maschine oder das Fahrzeug
und werden nicht deren Eigentümer. Dazu gehört auch die Sale and lease back-Finanzierung. Sie verkaufen Ihre Anlagegegenstände und leasen diese zurück. Wenn Sie den Verkaufserlös nicht zur Tilgung von Darlehen für die verkauften Anlagegegenstände benötigen, haben Sie sofort Liquidität im Haus.

Schuldscheindarlehen
Bei einem Schuldscheindarlehen handelt es sich um einen standardisierten, privat platzierten Kredit, der oftmals von einer Bank oder einer Pensionskasse übernommen wird. Sie müssen den Schuldscheinanlegern gewisse Schutzklauseln gewähren. Der Vorteil für Unternehmen besteht darin, dass gewisse Finanzkriterien wie bei der Kreditvergabe nicht zugesichert werden müssen.

Finetrading
Kennen Sie die Wareneinkaufsfinanzierung, auch Finetrading genannt? Diese Finanzierungsalternative richtet sich insbesondere an Unternehmen, die neue Waren oder Produktionsmittel einkaufen müssen, z.B. für ihre Kunden. Der Vorteil besteht darin, dass das Unternehmen
die Ware einkaufen kann, ohne sie selbst zu bezahlen. Die Rechnung geht dabei an den sogenannten Finetrader. Dieser begleicht die ausstehende Summe direkt, sodass das Unternehmen von Sonderkonditionen und Skonti profitieren kann. Gleichzeitig erhält es die benötigte Ware sofort und kann diese direkt an einen Drittkunden ausliefern, wenn dieser eine große Bestellung getätigt hat.

Beziehungsbasierte Finanzierung
Hier sind Kapitalgeber Personen oder spezialisierte Finanzinstitute (wie Banken, Versicherungen, Private-Equity- und Venture-Capital-Gesellschaften). Dabei lassen sich unterscheiden:
• Fremdkapital: schuldrechtlicher Anspruch des Kapitalgebers („Gläubiger”) auf Rückzahlung („Tilgung”) und Kapitalüberlassungsentschädigung („Zins”), wie er sich in Bankkrediten, aber auch in von Kapitalsammelstellen ausgegebenen Schuldscheindarlehen findet
• Eigenkapital („Beteiligungskapital“, „Einlagen“): Miteigentum an einer Personengesellschaft (OHG-Gesellschafter, Komplementär oder Kommanditist einer KG) bzw. Mitgliedschaft in einer Kapitalgesellschaft (Aktionär, GmbH-Gesellschafter)
• Mezzanine-Kapital: Diese stehen im Rang hinter der Fremdfinanzierung, werden aber vor dem Eigenkapital bedient und sind höherverzinslich bzw. gewinnabhängig ausgestaltet. Beispiele hierfür sind der stille Gesellschafter, das Gesellschafterdarlehen oder die Crowdfinanzierung, die a) auch eine Marketing-Kampagnesein kann und b) vielleicht auch nur die Eigenkapitallücke schließt, wodurch ein Bankkredit erst möglich wird.

Fazit: Der Blick über die Löwengrube lohnt sich
Es gibt alternative Finanzierungsmöglichkeiten. Die Löwengrube muss nicht der einzige (Aus-)Weg sein. Durch alternative Finanzierungen können Sie manchmal schneller, flexibler und unbürokratischer an frisches Kapital kommen und sich damit unabhängiger von der Kreditvergabe machen. Sprechen Sie uns an. Vielleicht finden wir gemeinsam auch für Sie die passende alternative Finanzierungsart.

Elterngeldreform 2021 – Die Änderungen

Kind spielt mit Bauklötzen

Kinder und Beruf unter einen Hut zu bekommen, ist für Familien immer eine Herausforderung, und der Staat leistet dabei willkommene Unterstützung. Sie bekommen hier einen Überblick über die bestehenden Leistungen und Neuerungen ab 1. September 2021.

Das Elterngeld sichert die wirtschaftliche Existenz der Familien und hilft Müttern und Vätern, Familie und Beruf besser zu vereinbaren. Das Elterngeld gleicht fehlendes Einkommen aus, wenn Eltern nach der Geburt für ihr Kind da sein und diese betreuen wollen und deshalb
ihre berufliche Arbeit unterbrechen oder einschränken. Eltern, die sich Erwerbs- und Familienarbeit partnerschaftlich teilen, werden besonders unterstützt.

Dauer

Den Eltern stehen gemeinsam insgesamt 14 Monate Basiselterngeld zu, wenn sich beide an der Betreuung beteiligen und den Eltern dadurch Einkommen wegfällt. Sie können die Monate frei untereinander aufteilen. Ein Elternteil kann dabei mindestens zwei und höchstens
zwölf Monate für sich in Anspruch nehmen. Wer das seit 2015 neu hinzugetretene Elterngeld Plus beantragt, kann die Zahlungsdauer weiter verlängern, allerdings unter Berücksichtigung einer Verringerung der monatlichen Auszahlungen. Auch getrennt lebenden Elternteilen steht das Elterngeld zur Verfügung.

Anspruchsberechtigt sind:
• Selbständige
• Arbeitnehmer
• Auszubildende
• in Heimarbeit Beschäftigte
• Voll- und Teilzeitmitarbeiter
• geringfügig Beschäftigte

Höhe des Anspruchs
Die Höhe des Elterngelds beträgt mindestens 300 € und maximal 1.800 € im Monat. Maßgeblich ist immer der Nettoverdienst vor der Geburt des Kindes.

Verfahren und Mitwirkungspflichten
1. Den Antrag auf Elternzeit müssen Arbeitnehmer spätestens sieben Wochen vor dem gewünschten Beginn der Elternzeit schriftlich stellen.
2. Der Arbeitnehmer muss sich für einen Zeitraum von zunächst zwei Jahren verbindlich festlegen, wie sie die Elternzeit ausgestalten möchten.
3. Arbeitgeber haben das Recht, den Urlaubsanspruch für jeden vollen Monat der Elternzeit um ein Zwölftel zu kürzen.
4. Die Angaben im Antrag sind grundsätzlich bindend, können aber auf Wunsch einvernehmlich angepasst werden.
5. Der Arbeitgeber muss Anträge auf Elternzeit bescheinigen.

Zum 1. September 2021 tritt die Elterngeldreform in Kraft.

Es gelten folgende Neuerungen:
• Eltern, deren Kinder mindestens sechs Wochen zu früh geboren werden, bekommen jeweils einen Monat mehr Elterngeld, um auf Entwicklungsverzögerungen reagieren zu können.
• Arbeitnehmer in Elternzeit haben grundsätzlich Anspruch auf eine Teilzeittätigkeit. Die Anzahl möglicher Wochenstunden wurde von 30 auf 32 Wochenstunden erhöht.
• Die Regeln für den Partnerbonus wurden vereinfacht. Diesen erhalten Paare, wenn beide die Kinderbetreuung aufteilen und eine bestimmte Anzahl von Stunden in Teilzeit arbeiten. Wer zwischen 24 und 32 Wochenstunden in Teilzeit arbeitet und gemeinschaftlich
für die Betreuung von Kleinst- und kleinen Kindern sorgt, hat Anspruch darauf.
• Topverdiener haben keinen Anspruch mehr auf Elterngeld. Künftig haben Paare ab einem Spitzenverdienst von 300.000 € Jahreseinkommen keinen Anspruch. Für Alleinerziehende liegt die Grenze bei 250.000 €.

Mehr Infos gibt es bei den Elterngeldstellen des jeweiligen Bundeslandes.
Und auf der Webseite des Bundesministeriums für Familie, Frauen, Senioren und Jugend gibt es einen hilfreichen Elterngeldrechner.

Lotse Mandantenmagazin Sommer 2021

Cover Lotse Sommer 2021

Im aktuellen Lotse finden Sie Wissenswertes rund um Steuern und Unternehmensführung

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Elterngeld 2021 – Das ändert sich
  • Löwengrube oder Höhle der Löwen – Alternative Finanzierungsmodelle
  • Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen die Arbeitgebermarke stärken
  • Sieben einfache Methoden zur Entscheidungsfindung
  • Zehn Punkte für den Ernstfall

Zum Download oder direkt hier lesen

FAQ – Unternehmer fragen – Wir antworten

Belegablage

Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co. Die häufigsten Fragen greifen wir hier auf.

Frage: Ich bekomme immer mehr Rechnungen per Mail. Was muss ich beachten?

Antwort: Ausdrucken und gut? Nicht wirklich.
Natürlich könnten Sie die Rechnung ausdrucken – aber warum eigentlich?
Ausdrucken, lochen, abheften – nicht nur ziemlich unmodern, sondern auch aufwendig. Irgendwann muss der Beleg ja auch zum Steuerberater (und zurück). Oder eine andere Abteilung braucht ihn. Oder Sie sind unterwegs …

Besser: Speichern Sie die Rechnung auf Ihrem Rechner. So haben Sie die Rechnung immer schnell zur Hand bzw. können sie an den weiterleiten, der sie gerade braucht.

Unser Tipp: Für eine bessere Wiederauffindbarkeit empfehlen wir Ihnen folgendes Namenssystem:
Datum_Lieferant_Zweck
Beispiel: 210315_Mediamarkt_iPad

Der Vorteil: Sie finden jede Rechnung sehr schnell. Wenn Sie zum Beispiel bei einem Lieferanten all Ihr Büromaterial kaufen, können Sie den Zweck sogar weglassen. Dieses System empfehlen wir Ihnen auch für die von Ihnen eingescannten Rechnungen.

Das Datum können Sie in der Regel in Ihrem Scanprogramm voreinstellen
– so müssen Sie noch weniger Handarbeit leisten.

Achtung:
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen betrifft immer das Originalformat.
Ist die Rechnung also in digitaler Form gekommen, müssen Sie diese digitale Rechnung aufbewahren. Ein Ausdruck per Papier erfüllt hier die gesetzlichen Vorschriften nicht!
Wenn in der Begleitmail der Rechnung mehr steht als: „Hier ist Ihre Rechnung“, muss auch der Mailtext aufbewahrt werden. Im Zweifel zehn Jahre.

Wegen guter Führung langjährig geblieben

Tafel mit Organigramm

Der Fachkräftemangel ist in vielen Unternehmen inzwischen spürbar angekommen. Umso wichtiger ist es, die bestehenden Mitarbeiter langfristig zu binden und ein attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Die Höhe des Gehalts spielt dabei natürlich eine Rolle, doch gilt gerade für kleine und mittelständische Betriebe, dass sie mit Gehältern aus der Industrie nicht mithalten können und andere Vorzüge in den Vordergrund stellen müssen.

Flexible Arbeitsplatzgestaltung, familiäres Miteinander, abwechslungsreiche Tätigkeiten gehören dabei zu den großen Pluspunkten, mit denen Sie sich vom Wettbewerber abheben können.
Doch es gibt noch einen weiteren Punkt, dem manchmal zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird: die Art und Weise, wie Sie als Firmeninhaber mit Ihren Mitarbeitern umgehen.

In einer Universum-Umfrage bei kaufmännischen Berufen landeten unter den Top-10-Merkmalen, die einen guten Arbeitgeber auszeichnen:
Anerkennung
Respekt
• die eigene Entwicklung wird gefördert

Und da sind Sie gefragt. Was tun Sie konkret, um als guter Chef/gute Chefin wahrgenommen zu werden? Stellen Sie sich einfach einmal vor, Sie wären bei sich selbst angestellt. Wie würden Sie sich als Chef beschreiben? Wie gut sind Ihre Kommunikationsfähigkeiten im stressigen Alltag? Wann und wie gehen Sie auf die Interessen und Wünsche Ihrer Mitarbeiter ein?

Ihre Führungsqualitäten haben dabei nicht nur Auswirkungen auf die Stimmung im Betrieb, sondern auch auf das Engagement und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. Wenn Sie sich über mangelndes Verantwortungsbewusstsein und fehlendes Mitdenken Ihrer Mitarbeiter beklagen, kann es auch daran liegen, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass das gar nicht erwünscht ist.

Wie heißt es so schön: Jeder hat die Mitarbeiter, die er verdient!
Wenn Sie sich also das nächste Mal über einen Mitarbeiter ärgern, der Aufgaben an Sie zurückdelegiert, oder die Stimmung im Betrieb schlecht ist, packen Sie sich zuerst an der eigenen Nase und stellen Sie sich folgende Fragen:

• Bin ich ein MILS-Typ?

MILS ist die Abkürzung für Mach Ich Lieber Selber und befällt Chefs und Chefinnen meistens, kurz bevor sie etwas delegieren wollen. Denn sie glauben, es geht schneller, wenn sie es selbst
erledigen. Doch das ist nur kurzfristig gedacht. Wer mittelfristig entlastet werden will, muss kurzfristig mehr Zeit investieren. Wenn Sie Aufgaben und Verantwortung delegieren, geben Sie
den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, sich zu entwickeln. Machen Sie sich dabei klar, dass der Mitarbeiter zu Beginn mindestens 25 % länger braucht und einen anderen Ansatz oder Weg
geht als Sie. Das ist okay, denn anders bedeutet nicht zwangsläufig schlechter. Loslassen können heißt die Devise.

• Gehe ich jeden Tag aufs Neue hoch motiviert ins Unternehmen und strahle Freude aus?

Wenn Sie häufig gestresst wirken, sich keine Zeit nehmen, um ein paar nette Worte mit den Mitarbeitern zu wechseln, Telefonate mit „lästigen“ Kunden abwimmeln lassen, brauchen Sie
sich nicht wundern, wenn die Stimmung im Keller ist. Ihre Persönlichkeit strahlt durch den ganzen Betrieb – und je kleiner die Firma, desto höher ist die Strahlkraft. Und ja, es gibt Tage, an denen man mal nicht so gut drauf ist. Doch dafür können (in den meisten Fällen) Ihre Mitarbeiter nichts. Also lassen Sie es nicht an ihnen aus. Tipp: Bevor Sie die Firma betreten, eine Minute Dauergrinsen – also die Mundwinkel zu einem extremen Lächeln nach oben ziehen. Dadurch werden von den Nerven Signale ans Gehirn gesendet: „Ihm/Ihr geht es gut, also entspannen und gut drauf sein.“ Und die Anspannung verfliegt.

Weiß ich, was meine Mitarbeiter gerade bewegt, und – vor allem – interessiert es mich auch?

Wenn Sie sich nicht für Ihre Mitarbeiter interessieren, tun diese es umgekehrt auch nicht. Dann beschränken sich der Einsatz auf die vereinbarte Arbeitszeit und das Engagement auf das Notwendige. Denn warum sollte sich ein Mitarbeiter für jemanden anstrengen, der ihn nicht wertschätzt. Mitarbeiterführung ist eine Dienstleistung für Menschen und ein Vollzeitjob. Wenn sich Unternehmer beklagen, dass sie gar nicht zum Arbeiten kommen, weil sie sich dauernd um die Mitarbeiter kümmern müssen, haben sie ihre Verantwortung als Führungskraft nicht verstanden. Nehmen Sie diese Verantwortung bewusst an.

• Sehe ich meine Mitarbeiter als wertvolles Kapital oder als notwendige Kosten?

Kapital wird vermehrt, Kosten will man senken. Die Einstellung macht einen riesigen Unterschied, wie Sie Ihre Mitarbeiter behandeln. Tipp, um die Wahrnehmung zu verändern: Benennen Sie das Konto Personalkosten um in Mitarbeitereinkommen.

Was lernen meine Mitarbeiter von mir fachlich und menschlich?

Und zwar jeden Tag. Wissen so weiterzugeben, dass es andere verstehen und annehmen können, ist eine Kunst. Mitarbeiter zu beschäftigen kann jeder, Mitarbeiter führen die wenigsten.
Dabei ist das Fachliche genauso wichtig wie die Worte Bitte, Danke und Gern.

• Wann habe ich zuletzt ein Lob ausgesprochen?

Wenn Chefs oder Chefinnen einen Mitarbeiter ins Büro rufen, dann meistens, wenn sie einen Fehler entdeckt haben. Über Fehler wird ausführlich gesprochen, das Gute bleibt als Selbstverständlichkeit unkommentiert. Oft geht es bei Mitarbeiterführung gar nicht um Motivation, sondern darum, Demotivation zu vermeiden. Dabei geht es nicht darum, übertrieben auf Selbstverständlichkeiten zu reagieren: „Hach Frau Müller, diese Aufgabe ist Ihnen ja großartig gelungen.“ Mitarbeiter spüren sehr wohl, ob und was Sie ernst meinen. Es geht vielmehr darum, das Besondere (auch wenn es eine Kleinigkeit ist) wahrzunehmen und auszusprechen und so zu zeigen, dass Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter wertschätzen.

Wenn Sie diese Punkte beherzigen, werden es die Mitarbeiter Ihnen mit langjähriger Zugehörigkeit danken und gern den Betrieb anderen potenziellen Mitarbeitern empfehlen.
Es liegt im wahrsten Sinne des Wortes an Ihnen.

Corona-Bonus bis zu € 1.500 verlängert bis März 2022

Papierschiff aus Geldschein

Arbeitgeber können bis 31. März 2022 ihren Mitarbeitern einen Bonus von € 1.500 steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen.
Mit diesem sogenannten “Corona”-Bonus können die besonderen Leistungen der Mitarbeiter honoriert werden.

Diese Erleichterung wurde bereits 2020 auf den Weg gebracht und wurde ein weiteres Mal verlängert.
Wer den Bonus also noch nicht ausgeschüttet hat oder nur teilweise, kann das jetzt nachholen.

Wer
• alle Angestellten (auch Minijobber und Gesellschaftergeschäftsführer)

Wie
• Geld oder Sachleistungen
• Zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn laut Arbeitsvertrag (keine Umwandlung! Keine Aufstockung zum Kurzarbeitergeld!)
• Freiwillig (es gibt keinen Anspruch seitens des Mitarbeiters)

Wann
• bis 31. März 2022 (Abfluss beim Arbeitgeber entscheidend)
• Auch in Raten möglich

Wieviel
• 1.500 € pro Mitarbeiter (es handelt sich hier um einen Freibetrag – zahlen Sie mehr bleiben die 1.500 € immer frei)

Dokumentation in der Lohnabrechnung – das machen unsere Lohnheld(inn)en gerne für unsere Mandanten.

Frühjahrsputz im Büro

minimalismus

Wie heißt es so schön: alles neu macht der Mai. Nutzen Sie den Frühjahrsschwung und machen Sie klar Schiff.

Viele von uns sind ja noch Jäger und Sammler – bloß nichts wegwerfen, man könnte es ja noch einmal brauchen. Häufig ergeht es uns dann aber wie mit dem Werkzeugkeller: Da liegen bestimmt noch ein paar dieser Spezialschrauben vom letzten Mal – aber wo? Also doch zum Baumarkt und neue kaufen …

Und egal, wie gut Sie Ihr Büro aufräumen – eher früher als später bilden sich wieder Papierstapel, oder in der Dateiablage sammeln sich immer mehr Dokumente an, und das Suchen und Finden wird immer aufwendiger.
Mindestens einmal im Jahr sollten Sie wirklich ein „Großreinemachen“ veranstalten.

Kurt Tucholsky hat es sehr treffend ausgedrückt:
„Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.“

Hier unsere Checkliste für Ihren Frühjahrsputz im Büro:

  1. Vorsortierung
    Bilden Sie drei „Haufen“:
    • kann weg – wird sofort entsorgt – Unser Tipp: Nehmen Sie bei der Altpapierkiste/dem Entsorgungscontainer ruhig eine Nummer größer. Das motiviert Sie beim Ausmisten.
    • kann wahrscheinlich weg – kommt in eine Kiste, und nach 6 Monaten (Datum auf dem Karton nicht vergessen!) kommt alles in der Kiste weg, was Sie in dieser Zeit nicht gebraucht haben
    • muss bleiben – hier überlegen Sie sich klare Kategorien für die Aufbewahrung
    Bleiben muss alles, was gesetzlich vorgeschrieben ist und was Sie nicht ohne Weiteres wiederbeschaffen können, wie zum Beispiel Ihre Geburtsurkunde.

    Egal, ob Sie sich per Papier oder elektronisch organisiert haben – jedes Ihrer Systeme sollten Sie so entschlacken. Meist finden sich ja auch noch die Werbegeschenke und/oder die Messemitbringsel vom letzten Jahr in einer Ecke.
    Und Ihr Mailpostfach und Ihre Dokumentenablage verschlanken Sie nach demselben Muster.
  2. Aufgabenorganisation
    Um die Ordnung zu erhalten, empfiehlt sich eine „Posteingangskorborganisation“ nach der AHA-Methode. Dabei werden die eingehenden Dokumente/Mails nach drei Kriterien
    geordnet:

    A = Ablage/Scannen
    Diese Dokumente müssen Sie lediglich gut ablegen und vielleicht vorher scannen. Dann doch sofort.
    H = Handeln
    Diese Dokumente/Mails erfordern ein Handeln Ihrerseits. Eine bloße Weiterleitung an den richtigen Empfänger – zum Beispiel an einen Ihrer Mitarbeiter – machen Sie sofort.
    Beinhaltet das Dokument für Sie selbst eine Aufgabe, überführen Sie es direkt in Ihre To-do-Liste und legen einen Termin und eine Erinnerung fest.
    A = Abfall
    Alles andere kommt weg – und zwar sofort …

    Das Gute an der AHA-Methode: Sie funktioniert sowohl für Papier als auch für Ihr Mailpostfach oder Ihr Dokumentenablagesystem.
    Wenn Sie kein großes Aufgabenmanagement haben oder brauchen, können Sie einfach vier entsprechende DIN-A4-Körbe auf Ihrem Schreibtisch stapeln – vier, weil Sie zusätzlich zu den drei AHA-Körben einen Korb als zunächst ungeordneten „Posteingang“ brauchen.

    Unser Tipp: Dokumente entspannt managen per DMS Ordnung hat ja weniger mit Suchen als mit Finden zu tun. Organisieren Sie Ihr berufliches und privates Leben noch weitgehend mit Papier, muss die Ordnung besonders groß sein.

    Sind Sie schon sehr digital unterwegs, kann ein gutes Suchsystem auch eine gewisse „Unordnung“ ausgleichen. Überlegen Sie die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Durch eine gute Wiederauffindbarkeit (Volltextsuche!) und die Möglichkeit, Workflows abzubilden – zum Beispiel die Freigabe von Rechnungen vor der Bezahlung.

Arbeitszimmer absetzen: Ja oder Nein?

Computer mit Elefant

Die Kosten für ein Arbeitszimmer im Home-Office dürfen Sie absetzen, wenn es Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit ist oder Sie am Arbeitsplatz Ihres Arbeitgebers nicht alle Arbeiten erledigen könnten. Anhand des Kurzchecks können Sie prüfen, ob Ihre Kosten voll zählen, das Finanzamt Ihnen nur 1.250 € gewährt oder keine Werbungskosten absetzbar sind.

Ausgaben für das Arbeitszimmer sind zum Beispiel:
• Miete und Nebenkosten nach Anteil an der Gesamtwohnfläche oder bei Eigentum anteilige Abschreibung, Finanzierungskosten, Grundsteuer, Reparatur- und Nebenkosten,
• anteilige Stromkosten und anteilige Beiträge zur Hausratversicherung,
• Renovierungskosten für das Arbeitszimmer in voller Höhe, Ausstattung wie Lampen, Teppich, Gardinen, aber kein Luxus. Kosten für Büromöbel
und beruflich genutzte Computer zählen immer.

Online-Kommunikation – der kleine Knigge

Videokonferenz

Gut und effizient mit dem Team und den Kollegen zu kommunizieren war schon immer eine Herkulesaufgabe. Wenn nun ein Teil des Teams persönlich anwesend ist, während der andere Teil der Kollegen vom Homeoffice aus tätig wird, scheint eine gute und effiziente Kommunikation auf den ersten Blick nicht möglich.

Ein schon vor Corona beliebter Kommunikationsweg sind E-Mails. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Die E-Mail ist schnell, unabhängig von der unmittelbaren Erreichbarkeit des Kommunikationspartners, und sie dokumentiert die Inhalte der Kommunikation. Der große Nachteil dieser Art der Kommunikation liegt darin, dass Sie „zugemüllt“ werden, da zig E-Mails mit gegenseitigen Antworten ausgetauscht und Sie gerne in „Cc“ gesetzt werden. Da kann man schon mal schnell den Überblick verlieren! Besonders heikel wird es, wenn E-Mails mit kritischen oder missverständlichen Inhalten versendet werden. Die Gefahr, dass durch eine solche E-Mail die Beziehung nachhaltig gestört wird, ist hier besonders groß.

Wenn es E-Mails schon vor dem Telefon gegeben hätte, würden viele sagen: „Wow, mit der Erfindung des Telefons kann ich mit dem anderen sogar reden!“ Wird es kritisch, greifen Sie zum Telefonhörer, um mit dem Mitarbeiter persönlich die Angelegenheit zu besprechen.

Was ist kritisch? Mehr, als man auf den ersten Blick vermutet.
Beispielsweise:
• Kritik an den Ergebnissen bzw. dem Verhalten des Gegenübers
• persönliche Einschätzungen Ihrerseits zu Situationen
• Vermutungen über Vorkommnisse
• wenn gegensätzliche Interessen bestehen

Am nächsten kommen Sie einer persönlichen Besprechung mit einer Videokonferenz. Die Auswahl an dafür notwendiger Software ist hier riesig, wie z.B. MS Teams, Zoom, Go-to-Meeting, Blizz.

Egal, welche Software Sie einsetzen. Vor der Nutzung sollten Sie und auch Ihre Mitarbeiter folgende Fragen klären:
• Wie platziere ich sinnvoll die Kamera, damit ich nicht unvorteilhaft im Bild bin?
• Welchen Hintergrund sehen meine Gesprächspartner? Wie kann mittels der Software der Hintergrund gestaltet werden?
• Wie versende ich Einladungen/Termine, damit mein Gesprächspartner mit ein/zwei Klicks an der Videokonferenz teilnehmen kann?
• Welche Einstellungen kann ich vornehmen, damit die Videokonferenz die passende Lautstärke hat?
• Wie teile ich Dokumente?
• Wie kann ich – falls erlaubt und gewünscht – die Videokonferenz aufzeichnen?

Es ist also notwendig, vorab alle Beteiligten mit den Grundlagen vertraut zu machen, um die Akzeptanz für die Technik zu gewährleisten. Sind die Grundlagen gelegt, kann die Videokonferenz starten. Nehmen mehr als zwei Teilnehmer an der Konferenz teil, ist es sinnvoll, einen Moderator festzulegen. Dieser steuert den Ablauf der Besprechung, wie z.B. die Reihenfolge der Beiträge der Teilnehmer, Vorgangsweise bei der Präsentation von Ergebnissen (Fragen dazwischen oder am Ende gesammelt) etc.

Und ganz wichtig: ausreden lassen. Durcheinanderreden ist bereits in persönlichen Meetings störend, in Videokonferenzen ist dies ein echtes „No-Go“!

Ganz gleich, ob Ihr Teammeeting per Video oder in Präsenz stattfindet. Die Einhaltung einiger Regeln führt zu einem Mehrwert Ihrer Besprechungen. Diese sind:
1. Besprechungen durchführen, wenn diese notwendig sind (und nicht, weil es im Terminkalender steht).
2. Machen Sie nur Betroffene auch zu Beteiligten.
3. Zeitdisziplin: Besprechungen starten und enden immer pünktlich.
4. Inhaltsdisziplin: Jede Besprechung hat eine Agenda, und diese kennen die Teilnehmenden bereits im Vorfeld.
5. Prozessdisziplin: Der Moderator trägt die Verantwortung für den Ablauf, aber jeder Einzelne ist für das Ergebnis und für die Atmosphäre mitverantwortlich.
6. Störungen haben Vorrang, doch Nebenthemen werden verschoben.
7. Ergebnisdisziplin: Nach einer Besprechung gibt es ein Protokoll, auf das alle zugreifen können.
8. Umsetzungsdisziplin: Eine To-do-Liste hält fest: Wer macht was bis wann?

Auch wenn der virtuelle Kontakt mit hoher Frequenz und ausgeprägter Professionalität gelebt wird: Der persönliche Kontakt ist für ein „Wir“- und „Team“-Gefühl unersetzbar. Planen Sie daher regelmäßige Teamevents als Ausgleich zum wenigen persönlichen Kontakt. Gemeinsame kleine Aktivitäten wie „After-Work-Absacker“, Frühstück, Mittagessen oder auch der Jahreszeit angepasste sportliche Minievents wie Bowling, Spaziergänge, Radtouren etc. sind nur einige der Optionen.