Es war einmal – das Märchen von netten Betriebsprüfern

Märchenbuch

Es war einmal vor langer Zeit, da lebte in einem fernen Land ein Handwerksmeister. Er war ein redlicher Mann, der ehrlich seiner Arbeit nachging, zu allen Leuten freundlich war und pünktlich die geforderten Steuern zahlte. Er vertraute darauf, dass er alles richtig machen würde, denn schließlich hatte er auch einen Spezialisten damit beauftragt, im Rahmen der Gesetze und Erlasse die für ihn zutreffende, aber dennoch niedrigste Steuer zu ermitteln.

Den gierigen Landesfürsten war das aber nicht genug. Sie beauftragten ihrerseits Prüfer, die nachsehen sollten, ob sie nicht doch noch etwas mehr Steuern herauspressen konnten. So kamen Prüfer und nahmen Einsicht in alle Belege, Kontoauszüge und Buchhaltungsunterlagen. Ein großes Vergnügen bereitete ihnen, direkt bei dem Handwerker zu prüfen, denn in scheinbar unverfänglichen Gesprächen gab der Handwerksmeister meist fahrlässig preis, was er besser nicht hätte erwähnen sollen. Nicht dass er etwas Ungesetzliches getan hätte. Nein, der Prüfer nutzte dies, um dem Sachverhalt einen privaten Beigeschmack zu geben und ihn dann nicht als Betriebsausgaben zuzulassen.

Im Laufe der Zeit veränderten sich die Prüfungsmethoden zusehends. Die Prüfer wurden immer gieriger und rüsteten sich technologisch auf. Im Zeitalter der Computer begannen sie, mit der Software IDEA alle Buchungen automatisch zu durchforsten, sodass ihnen nichts verborgen blieb.

Eines Tages herrschte weltweit eine große Pandemie. Die Prüfer, denen ihr Beruf Spaß machte, stellten geknickt den Prüfungsbetrieb ein, denn die Ansteckungsgefahr und die Gefahr um Leib und Leben waren zu groß. Nach kurzer Zeit allerdings konnten sie freudig wieder beginnen, denn sie prüften nun digital, von zu Hause oder vom Amt aus.

Man hätte meinen können, nun wären die Prüfungsbedingungen erschwert, und die Zeit der großen Nachzahlungen wäre vorerst vorbei. Weit gefehlt. Im Gegensatz zu den Schulen, die nach wie vor im digitalen Dornröschenschlaf liegen, konnten sich die Finanzbeamten und die Prüfer sehr schnell in ein neues Zeitalter aufmachen und waren hier sehr lebendig. Für die vielen geprüften Betriebe hatte das zur Folge, dass die Prüfung unpersönlicher wurde. Der Mensch mit all seinen Stärken und Schwächen hinter dem Unternehmen wurde immer weniger wahrgenommen. Wurde früher der Betrieb besichtigt, um Hintergrundwissen zum Betrieb und zum Unternehmer zu bekommen, so wird nun ein Fragebogen mit sehr pauschalen Fragen rausgeschickt. Die Beantwortung erfolgte sehr emotional und einsilbig, sodass manche Prüfer mit einer Schätzung wegen Verletzung der Mitwirkungspflicht drohten, was die Stimmung nicht gerade positiv beeinflusste. Auch wurden von den Prüfern voreilige Schlüsse gezogen, natürlich in aller Regel zum Nachteil der Unternehmen.

Wenn die Anordnung einer Prüfung einmal zugegangen ist, dann ist es zu spät für Korrekturen oder reumütige Selbstanzeigen. Zwar wird in der modernen Zeit nicht mehr geköpft, aber die Strafen können dennoch drakonisch sein.

Viele Betriebe recherchieren deshalb im Vorfeld zusammen mit ihren Beratern, wo Steuerrisiken liegen, und berichtigen dies zeitnah, wenn es so schwerwiegend ist, dass dadurch ein Steuerstrafverfahren drohen könnte. Oftmals sind es unbeabsichtigte Fehler, die hier Auslöser sein können. Die Prüfer organisierten sich schon lange. So gab es Absprachen, nicht nur, wie zu prüfen sei, sondern auch, wo Schwerpunkte gesetzt werden sollten.

Die zwölf Prüfungsschwerpunkte

Zwölf dieser Schwerpunkte der modernen Zeit wollen wir nachfolgend nennen:

1. Bargeschäfte: Häufen sich hier Fehler, oder fehlen gar Buchungen, dann stellt dies einen sehr schwerwiegenden Verstoß dar. Der Prüfer wird freudig hinzuschätzen, und das nicht zu
knapp. Jeder ist daher gut beraten, in diesem Bereich sehr genau und penibel zu sein.
2. Kfz-Nutzung – der Dauerbrenner: Wird die Droschke auch privat genutzt und, wenn ja, in welchem Umfang? Ist das Fahrtenbuch ordnungsgemäß? Stimmt der Bruttolistenpreis?
3. Privatausgaben: Wurden private Ausgaben als betriebliche deklariert? Wurde das sauber abgegrenzt? Beispiele sind hier die Reisespesen, die Bewirtungsaufwendungen oder die Kosten für
Instandhaltung oder Modernisierung.
4. Beraterverträge: Ist ein Geschäft zustande gekommen, weil es hierzu einen „Berater“ gab? War es eine ehrliche Vermittlungstätigkeit, oder doch Schmiergeld? Hier muss der Unternehmer
nachweisen, dass der Berater sein Geld auch tatsächlich verdient hatte.
5. Schenkungsteuer: Vermögensübertragungen zwischen Ehegatten werden genau untersucht. Im Steuerrecht sind die Eheleute nicht eins, wie uns die Kirche sagt, sondern getrennte
Personen. Vermögensumschichtungen können hier schnell Schenkungen sein. Auch bei verbilligten Leistungen an oder von einer Kapitalgesellschaft können Schenkungen vorliegen.
6. Erlöse: Wurden alle Erlöse verbucht? Ist die Abgrenzung zwischen den Jahren richtig erfolgt?
7. Warenbestand: Gibt es Inventurbestände? Stimmen diese, oder sind sie zu nachlässig erstellt worden?
8. unfertige/fertige Arbeiten: Sind diese vollständig und richtig erfasst?
9. Rückstellungen: Wurden die zu berücksichtigenden Aufwendungen richtig bewertet?
10. Anlagevermögen: Wurden alle zu aktivierenden Gegenstände richtig erfasst, oder sind diese sofort bei den Betriebsausgaben abgezogen worden? Stimmt die Nutzungsdauer?
11. Verbindlichkeiten: Waren diese tatsächlich betrieblich verursacht?
12. GoBD: Wurden die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten? Diese Liste wäre zu lang, um sie hier aufzuführen.

Alles ein Märchen? Leider nein. Die Vergangenheit zeigt, dass sich die Prüfungsmethoden und die Prüfungsgegenstände rasant weiterentwickeln. Denn schließlich geht es beim Staat um das Wichtigste: die Steuern. Deshalb sind die Prüfer nicht gestorben, und sie leben auch noch heute, gieriger denn je. Aber auch wir Berater halten Schritt und schützen Sie vor unberechtigten Forderungen.

Kommen Sie auf uns zu!

Insolvenzantragspflicht ausgesetzt bis 30.4.2021

leere Industriehalle

Kommen jetzt die Zombie-Unternehmen?

Mit der ersten COVID-19-Pandemie-Welle wurde ab 01.03.2020 das COVID-19-Insolvenzaussetzungsgesetz (CovInsAG) geschaffen.

Zielsetzung war, Unternehmen, die durch die Pandemie in Schwierigkeiten gerieten, befristet bis zum 30.09.2020 vor der Insolvenz zu schützen.
Voraussetzung war, die Unternehmen durften nicht bereits am 31.12.2019 insolvent sein. Außerdem durfte nicht bereits ein Insolvenzantrag gestellt worden sein in der Zeit vom 01.01.2020 bis zum 28.03.2020. Waren diese Voraussetzungen erfüllt, ging damit eine positive Fortführungsprognose einher.

Das Gesetz war ursprünglich befristet bis 30.09.2020. Es wurde dann erwartungsgemäß bis 31.12.2020 verlängert.

Zur Erinnerung, die drei Insolvenzantragsgründe waren bis dahin:
• Zahlungsunfähigkeit,
• drohende Zahlungsunfähigkeit und
• Überschuldung.

Mit der vorgenannten Fristverlängerung wurde die „Überschuldung“ rausgenommen. Betroffene Unternehmen sollten bis Ende des Jahres genügend Zeit bekommen, um Sanierungs- und Refinanzierungsmöglichkeiten auszuschöpfen. Unternehmen, die am 30.09.2020 akut zahlungsunfähig waren, wurden somit wieder insolvenzantragspflichtig.

Unternehmen, die zahlungsunfähig sind, können ihre fälligen Verbindlichkeiten bereits nicht mehr bezahlen. Das bedeutet, dass es diesen Unternehmen nicht in ausreichendem Maße gelungen ist, ihre Finanzlage über die Nutzung der staatlichen Hilfsangebote zu stabilisieren. Um das erforderliche Vertrauen in den Wirtschaftsverkehr zu erhalten, sollten diese Unternehmen nach Ansicht des Gesetzgebers nicht mehr in die Verlängerung einbezogen werden.

Im Januar 2021 wurde die Insolvenzantragspflicht für Unternehmen ausgenommen, die einen Anspruch auf die Gewährung finanzieller Hilfen im Rahmen staatlicher Hilfen (sog. November- und Dezember-Hilfen) haben.

Voraussetzung war ein entsprechender Antrag in der Zeit vom 01.11.2020 bis zum 31.12.2020. War eine Antragstellung aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen in diesem Zeitraum nicht möglich, dann wurde die Insolvenzantragspflicht ebenfalls ausgesetzt.

Die Insolvenzantragspflicht ist jedoch nicht ausgesetzt, wenn offensichtlich keine Aussicht auf die Erlangung der Hilfeleistung besteht oder die erlangbare Hilfeleistung für die Beseitigung der Insolvenzreife unzureichend ist. Die letzten Regelungen werden durch zahlreiche Maßnahmen flankiert, die den Unternehmer und dessen Geschäftspartner schützen sollen.

Kurz vor Ablauf dieser letzten Frist Ende Januar 2021 wurde das Gesetz zur Fortentwicklung des Sanierungs- und Insolvenzrechts (Sanierungs-und Insolvenzrechtsfortentwicklungsgesetz – SanInsFoG) beschlossen.
Damit wird die Insolvenzantragspflicht erneut ausgesetzt bis 30.04.2021.

Die Insolvenzaussetzungsregeln sind für Nichtfachleute kaum noch nachvollziehbar.
Es kommt an einigen Stellen die Vermutung auf, dass inzwischen viele Unternehmen am Markt agieren, die das nicht mehr sollten oder dürften. Der starke Rückgang der Insolvenzverfahren in den letzten zwölf Monaten unterstreicht dies. Die Fachwelt spricht hierbei von Zombie-Unternehmen, die anderen, gesunden Unternehmen schaden können, weil sie zahlungsunfähig sind, weiterhin Geschäfte tätigen und so eine Kettenreaktion bei anderen, bisher gesunden Unternehmen auslösen könnten.

Wie es 2021 mit den Zombie-Unternehmen weitergeht, bleibt abzuwarten. Viele Experten rechnen jedoch – wie in Horrorfilmen auch – mit dem Schlimmsten: Creditreform geht zum Beispiel für 2020 von 550.000 überschuldeten Unternehmen aus, die zu Zombie-Unternehmen werden könnten, 2021 sogar mit bis zu 800.000, heißt es im IW-Kurzbericht.

Wie können Sie sich schützen?
• laufende Bonitätsprüfung, um die finanzielle Stabilität der Kunden und Partner zu prüfen und zu überwachen
• aktives Forderungsmanagement in der Buchhaltung: Überwachung von Zahlungsverzügen und weiteren Warnsignalen; Mahnwesen
• Forderungseinzug: professionelles Inkasso
• Absichern: Warenkreditversicherung als Schutz gegen Forderungsausfall

Die Unsicherheiten werden offensichtlich vom Gesetzgeber in Kauf genommen. An der Insolvenzgesetzgebung wird derzeit heftig gewerkelt unter Berücksichtigung der Entwicklung in der EU. Böse Zungen behaupten, bis zur Wahl im September 2021 würde aus nachvollziehbaren Gründen alles bleiben, wie es ist.

Lotse Mandantenmagazin Frühjahr 2021

Cover Lotse

Im aktuellen Lotse finden Sie Wissenswertes rund um Steuern und Unternehmensführung

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Kommen jetzt die Zombie-Unternehmen?
  • Die Betriebsprüfung – das Märchen von netten Betriebsprüfern
  • Der kleine Knigge für die Online-Kommunikation
  • Kurz-Check Arbeitszimmer
  • Wegen guter Führung langjährig geblieben…
  • (Fast) alles muss raus – Frühjahrsputz im Büro

Wir wünschen viel Spaß beim Lesen und veröffentlichen die einzelnen Beiträge nach und nach hier auf unserem Blog.

Einfach mal entspannen – an 5 Fingern abzuzählen

kräutertee

Die Osterfeiertage stehen bevor und wir hoffen, Sie können durchatmen und einfach mal entspannen. Doch in diesem turbulenten Zeiten fällt das manchmal schwer.

Deshalb hier ein wirkungsvoller Tipp, wie Sie zu mehr Gelassenheit finden.

Vielleicht kennen Sie noch den alten Kinderreim, in dem jedem Finger eine bestimmte Funktion zugeordnet wird? Auch wenn Sie aus dem Alter raus sind, probieren Sie diese Fingerübung:

Mit fünf Fingern zu mehr Gelassenheit

Dieses „Fünf Finger“-Instrument eignet sich für einen Tagesrückblick und zugleich als Erinnerungsstütze für diese Methoden. Die Anfangsbuchstaben der Finger geben Ihnen dabei die jeweilige Leitfrage vor.

D wie Daumen oder „Durchgeatmet?“:

Habe ich heute mal bewusst tief Luft geholt, um mir mit dieser „Ersten Hilfe“ aus akutem Stress zu helfen? Habe ich mir beim Ein- und Ausatmen vorgestellt, „Ich hole mir, was ich brauche – ich gebe ab, was ich nicht brauche“? Habe ich mit einer aufgelegten Hand das Heben und Senken meines Bauches beim Atmen gespürt und mir damit eine entspannende Minipause verschafft?

Z wie Zeigefinger oder „Zugelächelt?“:

Hat mir jemand zugelächelt oder ich jemandem? Oder sogar ich mir selbst – vielleicht im Spiegel oder unterstützt durch einen Smiley – und bei mir damit gute Gefühle ausgelöst? Ist es mir vielleicht sogar gelungen, statt mich über jemanden aufzuregen, amüsiert zu denken, „Seltsam, was es doch für eigenartige Menschen gibt?“?

M wie Mittelfinger oder „‚Mmmmh …‘ erlebt?“:

Habe ich etwas über meine Sinne wahrgenommen, das mir innerlich oder sogar hörbar genießerische Töne entlockt hat? Angenehmes gehört, gerochen, gesehen, gespürt, geschmeckt? Vielleicht so etwas wie eine „Achtsame Cappuccinopause“ gemacht, in der ich Duft, Aussehen und Farbe, Konsistenz und Geschmack von Kaffee und Milchschaum bewusst wahrgenommen und genossen habe?

R wie Ringfinger oder „Ruhepäuschen eingelegt?“:

Habe ich es geschafft, mindestens eine kleine Pause von meinen Aktivitäten zu machen? Mit einer Atemübung, einem kurzen angenehmen Tagtraum rund um schöne Erinnerungen oder Vorfreude, einem Spaziergang um den Block, gar einem Mittagsschlaf?

K wie kleiner Finger oder „Kontakt mit einem Lebewesen gehabt?“:

Hatte ich eine Begegnung, die mein Herz erfreut hat? Ein freundliches Gespräch geführt, eine liebe Mail erhalten oder geschrieben, einen Hund gestreichelt, einen Baum umarmt?

Gönnen Sie sich zunächst die eine Minute und Sie werden sehen, dass Achtsamkeit nicht ein esotherisches Buzzword sein muss, dass zusätzlichen Stress bedeutet, weil man ja nun auch noch meditieren, Yoga machen und Räucherkerzen anmachen muss ;-)) Wobei – wir übernehmen keine Garantie, das durch die Fingerübung nicht auf Dauer genau solche Dinge in Ihr Leben treten können.

Unternehmergeneration 50Plus – Heute schon an übermorgen denken

bunte Pfeile

„Damit die Aussteuer der Braut üppig ausfällt“

Mit 50 plus sind Sie Unternehmer und Unternehmerin in den besten Jahren. Die turbulenten Gründerzeiten sind längst vorbei und Sie genießen – hoffentlich – die reichliche Ernte Ihrer fortwährenden Anstrengungen.

Und die Nachfolge ist noch lange nicht in Sicht. Schließlich haben Sie noch 15, wenn nicht 20 Jahre vor sich.

Doch wie sagt Oliver Cromwell so schön: „Wer aufhört, besser sein zu wollen, hat aufgehört gut zu sein.“

Unabhängig davon, wann Sie Ihr Unternehmen übergeben wollen,  lohnt  es sich die Nachfolge im Blick zu haben. Denn je besser das Unternehmen läuft, desto attraktiver ist es natürlich für einen Nachfolger. Sie profitieren also in doppelter Hinsicht davon, wenn Sie Ihr Unternehmen laufend optimieren: durch höhere Gewinne jetzt und einen höheren Verkaufswert zum Zeitpunkt der Übergabe.

Mit folgenden drei Stellhebeln erzielen Sie die stärkste Wirkung:

1. Umsatzsteigerung durch Realisierung von Wachstumspotenzialen

Analysieren Sie zur Steigerung Ihres Unternehmenswertes die Kundenstruktur, das Einkaufsverhalten, Marketing- und Vertriebsprozesse und optimieren Sie sie.  Wichtige Ansatzpunkte sind dabei die Steigerung der Marketingeffizienz, die Optimierung der Vertriebsorganisation sowie Preise und Konditionen.

Für eine Umsatzsteigerung ist von entscheidender Bedeutung, ob sich von Ihnen neue Absatzkanäle erschließen lassen oder ob Sie bestehenden Kunden Zusatzprodukte und Leistungen anbieten können. Überdenken Sie ggf. das Anreizsystem für den Vertrieb.

Für eine Umsatzsteigerung durch Realisierung von Wachstumspotenzialen empfiehlt sich zunächst die Durchführung einer Stärken-Schwächen-Analyse. Mittels dieses Instruments identifizieren Sie Ihre innerbetrieblichen Stärken und Schwächen sowie die umweltbedingten Chancen und Risiken. Die sorgfältige Anwendung kann große Auswirkungen auf Ihren Unternehmenserfolg durch Maximieren der Stärken und Chancen sowie Minimieren der Schwächen und Risiken haben.  Dabei ist die Kundenorientierung von herausragender Bedeutung.

Mit Hilfe unseres Tools „Monitor Erfolgshebel“ zeigen wir Ihnen gern praktisch auf, wie sich die Veränderungen der Stellhebel auf Ihren Gewinn auswirken.

2. Kosten- und Liquiditätsoptimierung

Bei der Kosten- und Liquiditätsoptimierung beachten Sie bitte, dass Sie zur Steigerung des Unternehmenswertes die Kosten- mit der Umsatzseite in Einklang bringen müssen. Eine wettbewerbsfähige Kostenstruktur reicht allein nicht aus, um sich am Markt zu behaupten. Eigenschaften wie Qualifikation und Motivation von Management und Mitarbeitern, Kundenorientierung, Liefer- und Innovationsfähigkeit spielen eine bedeutende Rolle. Falsche Sparmaßnahmen führen häufig dazu, dass auch Zukunftspotenziale wegrationalisiert werden.

Durch Integration von Lieferanten in die Prozessabläufe, die Auslagerung von Entwicklungsleistungen oder gemeinsame Entwicklungsarbeiten können Sie das Vorratsvermögen optimieren.

Verschwendung und nicht wertschöpfende Tätigkeiten, wie z.B. Doppelarbeiten oder zu hohe Lagerbestände sind zu vermeiden. Unrentable Geschäftsfelder sollten abgestoßen und kapazitive Überhänge abgebaut werden.

Eine Verminderung der Hierarchiestufen kann helfen einen personellen Wasserkopf abzubauen.

Diese Ansatzpunkte betreffen auch den Bereich Working-Capital Ihres Unternehmens. Das Working-Capital ist die Differenz von kurzfristigem Umlaufvermögen (liquide Mittel, Kundenforderungen, Vorräte, etc.) abzüglich kurzfristigem Fremdkapital (Lieferantenverbindlichkeiten, Kontokorrentkredite, etc.). Es sollte unbedingt positiv sein und möglichst 30 – 50% des Umlaufvermögens betragen. Jede Verbesserung dieser Unternehmenskennzahl führt zu einer Optimierung der Kapitalstruktur und der Mittelverwendung Ihres Unternehmens sowie zu einer Ertragsoptimierung. Steigende Cashflows (Zahlungsmittelüberschüsse einer Periode) und somit eine stärkere Innenfinanzierungskraft sind die Folge. Ihre Unabhängigkeit von Fremdkapitalanbietern  und die Steigerung der Liquidität durch vermindertes Working-Capital macht Ihr Unternehmen deutlich attraktiver.

3. Optimierung der Finanzierung

Stehen Sie als Unternehmer vor der Wahl, das Unternehmen mit Eigen- oder Fremdkapital auszustatten, sollten Sie neben betriebswirtschaftlichen Aspekten auch die Wirkung der Finanzierung auf einen evtl. geplanten Unternehmensverkauf oder auf die Erbschaftsteuer im Blick haben.

Von dem Sonderfall eines geringen Unternehmenswertes (< 1.000.000 Euro) abgesehen, zielt die erbschaftsteuerliche Finanzierungsempfehlung auf eine reine Eigenkapitalfinanzierung ab. Auch unter ertragsteuerlichen Gesichtspunkten ist diese rechtsformunabhängig  vorteilhaft. Somit ergibt sich im Rahmen einer gesamtheitlichen Steuerbetrachtung grundsätzlich die Empfehlung, rechtsformunabhängig das Unternehmen mit so viel Eigenkapital wie möglich auszustatten.

Halten Sie unter Liquiditäts- und Ratingaspekten grundsätzlich die goldene Finanzierungsregel ein, welche besagt, dass Aktiv- und Passivvermögen über die gleiche Fristigkeit verfügen sollten. Anlagevermögen und wenn möglich auch Teile des Lagerbestandes sollten in Ihrem Unternehmen langfristig und nur die Teile des Umlaufvermögens, die über einen hohen Realisierungsgrad verfügen kurzfristig finanziert werden. Die Einhaltung der goldenen Finanzierungsregel hat für jeden Nachfolger einen hohen Stellenwert im Rahmen der zukünftigen Zusammenarbeit mit den Hausbanken.

Krake oder Leitwolf – in drei Schritten erfolgreich Delegieren

Krake

Überlegen Sie kurz, wie es in Ihrem Büro-/ Betriebs-Alltag aussieht: Sind Sie eher der „Krake“, der die Aufgaben immer wieder an sich zieht, weil die Mitarbeiter sie nicht zu Ihrer Zufriedenheit ausführen?
Dieses Phänomen ist auch als MILS-Effekt bekannt: Mach Ich Lieber Selbst;-)

Wie werden Sie zum „Leitwolf“, der nicht alle Aufgaben selbst erledigt, sondern delegiert?

Diese drei Schritte helfen Ihnen, erfolgreich zu delegieren

Schritt 1: Die Vorbereitung

Nicht nur in der Küche, auch bei der Delegation liegt das Geheimnis des Erfolgs in der Vorbereitung!

Die 6 W Methode eignet sich dabei hervorragend dazu, alle notwendigen Vorüberlegungen im Rahmen einer Delegation anzustellen.

  • Was?
    Hier geht es um die Definition der Aufgabe, die delegiert werden soll.
  • Wer?
    Neben der fachlichen Qualifikation, die für den Aufgabenbereich gebraucht wird, muss der Mitarbeiter aber fast immer auch persönliche Fähigkeiten mit bringen.
  • Wann?
    Diese Frage hat zwei Dimensionen: Ab wann soll der Mitarbeiter die Aufgabe übernehmen? Und woher kommt die Zeit, in der die Aufgabe erledigt werden soll (Überstunden)?
  • Womit?
    Welche Hilfsmittel stehen dem Mitarbeiter zum Lernen und zur Erledigung der neuen Aufgabe zur Verfügung? Ist eine Fortbildung notwendig?
  • Wie?
    Im Wesentlichen soll der Mitarbeiter selbst entscheiden wie er die Aufgabe löst. Gerade bei neuen Aufgaben sollten Sie aber auch hier unterstützen. Das Motto: So selbständig wie möglich.
  • Warum?
    Überlegen Sie sich zum Schluss noch mal folgende Fragen:
    • Warum diese Aufgabe?
    • Warum dieser Mitarbeiter?
    • Warum jetzt?

Eine gute Vorbereitung auf diese Fragen macht es Ihnen leicht, dem Mitarbeiter ein schlüssiges Konzept vorzulegen. Je besser Ihr Mitarbeiter über die Hintergründe Bescheid weiß, desto eher erkennt er auch seine eigene Perspektive.

Schritt 2: Das Delegationsgespräch

Die 6 W´s leiten Sie auch durch das Gespräch, das immer statt finden muss – auch wenn es nur 5 Minuten sind. Der Sinn des Gesprächs ist es, den Mitarbeiter zu informieren und zu motivieren.

Hier noch ein paar Tipps:

Bei der Beschreibung des „Was?“ sollten Sie auf jeden Fall den Mitarbeiter die Aufgabe in eigenen Worten wiederholen lassen. Sie vermeiden so Missverständnisse.

Zum Punkt „Wann?“ empfehlen wir Ihnen sich die Zeiten des Mitarbeiters vor dem ersten Delegationsgespräch anzusehen. Auf das Argument Ihres Mitarbeiters: „Wann soll ich denn…“ sind Sie dann schon vorbereitet.

Sprechen Sie nur von „Zusatzarbeiten“ wenn Sie das auch genau so meinen! Wörtlich übersetzt in die Sprache Ihres Mitarbeiters heißt das „Überstunden“.

Schritt 3: Kontrolle

Der dritte Baustein zum Erfolg ist die Kontrolle. Sie können Ihre Mitarbeiter dabei nach und nach in die „Freiheit“ entlassen. Je nach Aufgabe und „Delegationsstufe“ (Ausbildung, Betriebszugehörigkeit) können Sie die Kontrolle lockern, aber nie völlig weg lassen!

Tipps:

Für das nächste Gespräch wird der Termin immer gleich am Ende des vorherigen Gespräches fest gelegt.

Schwierige Aufgaben werden in mindestens drei „Pakete“ aufgeteilt. Zwischenkontrolle ist hier wichtig!

Noch bis 30.6. Corona-Bonus bis zu € 1.500 nutzen

Papierschiff aus Geldschein

Arbeitgeber können bis 30. Juni 2021 ihren Mitarbeitern einen Bonus von € 1.500 steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen.
Mit diesem sogenannten “Corona”-Bonus können die besonderen Leistungen der Mitarbeiter honoriert werden.

Diese Erleichterung wurde bereits 2020 auf den Weg gebracht und jetzt verlängert.
Wer den Bonus also noch nicht ausgeschüttet hat oder nur teilweise, kann das jetzt nachholen.

Wer
• alle Angestellten (auch Minijobber und Gesellschaftergeschäftsführer)

Wie
• Geld oder Sachleistungen
• Zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn laut Arbeitsvertrag (keine Umwandlung! Keine Aufstockung zum Kurzarbeitergeld!)
• Freiwillig (es gibt keinen Anspruch seitens des Mitarbeiters)

Wann
• bis 30. Juni 2021 (Abfluss beim Arbeitgeber entscheidend)
• Auch in Raten möglich

Wieviel
• 1.500 € pro Mitarbeiter (es handelt sich hier um einen Freibetrag – zahlen Sie mehr bleiben die 1.500 € immer frei)

Dokumentation in der Lohnabrechnung – das machen unsere Lohnheld(inn)en gerne für unsere Mandanten.

Aus der Krise lernen

Birke am Steinhang

Die Corona-Krise hat uns weiter im Griff. Auch wenn man nicht unmittelbar betroffen ist. Die Auswirkungen sind für alle spürbar.

Wie geht man nun mit der Tatsache um, dass Corona uns noch länger begleiten wird?

Jede Krise hat etwas Positives, einen Lerneffekt. Und diese Seite der Corona-Krise möchten wir hier beleuchten. Diese Betrachtungen beschränken sich nicht auf bestimmte Branchen, sondern spiegeln Beobachtungen von positiven Beispielen wider.

Gut für die Umwelt

Das Thema Globalisierung wurde bereits in der Vergangenheit von einigen sehr kritisch gesehen. Während der Corona-Pandemie wurden hier die Grenzen deutlich sichtbar. Die Lieferungen aus anderen Ländern, hier insbesondere China und Italien, waren teilweise nicht mehr möglich. Im Einkauf vieler Firmen wurde vorwiegend auf den Preis geschaut. Die Herkunft war zweitrangig. Hier hat nun bei einigen Firmen ein Umdenken stattgefunden. Denn durch die Lieferengpässe ist es zu einem Stopp der Produktion gekommen. Nun schaut man in der näheren Umgebung und stellt vielfach fest, dass auch dort der Bedarf gedeckt werden kann. Dies hat neben der Reduzierung des Lieferrisikos auch den Nebeneffekt, dass durch kürzere Transportwege die Umwelt entlastet wird.

Dies gilt auch für die mittlerweile stark zurückgegangenen Geschäftsreisen. Die Pandemie hat dazu geführt, dass viele Konferenzen und Besprechungen nun per Videokonferenz stattfinden. Die anfängliche Skepsis, ob dies effektiv ist, schwand schnell. Nachdem die technischen Voraussetzungen geschaffen wurden und die Hemmungen vor der Kamera geschwunden waren, stellt man fest, dass der Austausch sehr gut möglich ist. Außerdem wird Zeit und Geld gespart und wieder die Umwelt geschützt.

Gut für die Prozesse

Digitalisierung ist das nächste Stichwort: Für viele Firmen ist die Digitalisierung eine riesige Hürde, die nur schwer überwunden werden kann. Zum einen sind hier Investitionen in Technik vorzunehmen. Außerdem ist hier noch der Faktor Mensch. Ungern trennen wir uns von dem guten, alten Papier oder auch von den uns bekannten Wegen. Doch durch die Pandemie und die damit einhergehenden Kontaktbeschränkungen hatten viele keine Wahl. Die Digitalisierung wurde vorangetrieben. Und nun stellt man fest, dass viele Prozessabläufe mithilfe der Technik vereinfacht werden können.

Die vorgenannten Auswirkungen sind dann Erfolg versprechend, wenn Sie die Chance ergreifen und die Prozesse in Ihrem Unternehmen insgesamt auf den Prüfstand stellen, alte Zöpfe abschneiden und sich auf die geänderten Umstände einstellen. Dies kostet zwar zunächst Zeit, ist aber auf lange Sicht hin ein Garant für Erfolg.

Gut für die Kreativität

Und hier kommen wir auf eine weitere Beobachtung von unserer Seite: Je flexibler Sie als Unternehmen agieren, sich ständig weiterentwickeln und sich neuen Herausforderungen stellen, umso besser kommen Sie aus der Krise raus. Hier gibt es einige kreative Ideen, die Spaß machen und sehr beeindruckend sind. Sei es der Gastronom, der neben dem Lieferservice auch noch einen Online-Kochkurs anbietet. Oder das Fitnessstudio, das durch Umgestaltung der Räume, Kommunikation mit den Behörden und Berücksichtigung von Hygienemaßnahmen erwirkt, dass eine Sonderregelung für die gesamte Branche erlassen wird. 

Die Auswirkungen machen sich auch auf unsere Arbeitswelt bemerkbar. Das Homeoffice, welches wir schon in der vorherigen Ausgabe des „Lotsen“ beleuchtet haben, hat bei vielen Firmen zu einer starken Veränderung geführt. Die Frage der Gestaltung der Büroräume wird sicher kommen.

All die positiven Effekte wollen finanziert werden. Hilfreich ist hier, wenn Sie eine Ertrags- und Liquidationsplanung erstellen, in der Sie die zu erwartenden Auswirkungen einfließen lassen. Hier kann durch Darstellung eines Worst-Case-Szenarios das Risiko abgeschätzt werden. Das Ziel ist es außerdem, die Liquidität Ihres Unternehmens immer im Blick zu behalten.

Sehen Sie uns als Ihren Sparringspartner. Überraschen Sie uns mit Ihren kreativen Ideen, die wir dann gemeinsam auf Realisierbarkeit und Finanzierbarkeit prüfen. So ist Ihr Erfolg gesichert, und Sie kommen gut aus der Corona-Krise.

Arbeit bleibt Arbeit – 3 Irrtümer zum Thema „New Work“

Arbeitsplatz auf der Bank

New Work oder Arbeit 4.0 – um diese „Buzzwords“ kommen wir heute nicht herum.

Die Arbeit verändert sich – ganz was Neues ;-)).

Die Frage: Lassen sich die oft zitierte Flexibilität über Zeit und Raum, die flachen Hierarchien und die Sinnhaftigkeit gepaart mit Spaß an der Arbeit tatsächlich von den hippen Webworkern in Berlin auf bodenständige Branchen in der „Provinz“ übertragen?

Ein Thema, das uns sicher noch in den nächsten Jahren beschäftigen wird.

Bevor wir aber hier wolkige Theorien absondern – lassen Sie uns mal etwas geraderücken:

# Irrtum 1: Arbeit wird zum Wellnessaufenthalt 

Von der Massage am Arbeitsplatz bis zum unverzichtbaren Tischkicker. In den Headoffices der Start-ups und in den Firmenzentralen der Big Companies wie Apple, Google und Co. sieht es eher aus wie in der Seniorengruppe eines Kindergartens.

Das sollte uns aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass gerade diese Firmen bleiben, was sie sind: klar gewinnorientiert. Am Ende des Tages muss das Ergebnis stimmen.

Aber: Wichtiger als Dauerspaß ist eine gute Zusammenarbeit im Betrieb. Dazu gehören eine transparente Entscheidungsfindung, eine gute Gesprächskultur und eine offene Fehlerkultur.

# Irrtum 2: Arbeiten immer und von überall

Die technischen Möglichkeiten erlauben es uns, die Arbeit von festen Zeiten zu entkoppeln und Ort und Zeit individuell festzulegen – zumindest für die Büroarbeiter unter Ihnen. Denn auch wenn die Heizung schon online gewartet werden kann – der Einbau passiert immer noch vor Ort.


Also Büroarbeit im Café und die Buchhaltung abends nach 22:00 Uhr zu Hause?

Diese Work-Life-Balance kann schnell zum Work-Life-Blending werden.
Noch nie gehört? Dann lassen Sie als selbstständiger Unternehmer einfach mal die letzte Woche Revue passieren – Sie machen das schon ;-)). Eine klare Grenze zwischen Arbeit und Privatleben gibt es bei den meisten Selbstständigen eher nicht.

Das war noch nie gut. Und auch wenn es jetzt durch die neuen Kommunikationskanäle noch einfacher wird – das ist auch heute nicht gut.

Schon gar nicht für Ihre Mitarbeiter, die sich eben genau gegen eine Selbstständigkeit entschieden haben. Genau deshalb, weil sie den Büroschlüssel irgendwann einfach rumdrehen wollen, um ihr Privatleben zu genießen.

Aber: Zwischen striktem 9 to 5 und der totalen Flexibilität werden auch in „normalen“ Unternehmen schon viele individuelle Modelle gelebt – Homeoffice oder an die Situation der Mitarbeiter angepasste Arbeitszeitmodelle gibt es schon länger –, Corona hat diese Entwicklung noch einmal kräftig angestoßen.

Entscheidend bleibt: Wie gehen wir mit dieser neuen Freiheit um? Wie gestalten wir die Rahmenbedingungen, damit die Arbeitsergebnisse termingerecht, in notwendiger Qualität und effizient erarbeitet werden?

# Irrtum 3: Sinnvolle Arbeit rettet mindestens die Welt 

Die Generationen Y und Z – also die nach 1980 Geborenen – suchen nach dem Sinn hinter ihrer Arbeit. Unterhalb von „Wir lösen eines der größten Probleme der Menschheit (Hunger, Krieg, Klima …)“ geht gar nichts mehr …

Dieser überhöhte Anspruch führt auf der anderen Seite dazu, dass „ganz normale“ Jobs fast schon diskriminiert werden.

Ganz ehrlich: Arbeit bleibt Arbeit – auch wenn wir gerade nicht die Welt retten, sondern eben „nur“ einem Kunden mit einer Handwerkerleistung oder einem Versicherungsvertrag das Leben leichter und/oder schöner machen.

Aber: Das Warum hinter der Arbeit ist wichtig. Es geht eben nicht nur darum, sich immer wieder Gedanken darüber zu machen, was wir den ganzen Tag so treiben und wie wir das am besten schaffen.

Es geht um die Frage, warum die Mitarbeiter genau bei Ihnen arbeiten wollen. Und die Antwort ist eben nicht nur das Gehalt.

Fazit: Ja, unsere Arbeitswelt wird sich verändern. Wir sollten aber nicht hippen Trends hinterherlaufen, sondern uns auf das besinnen, was das Wichtigste für unsere Mitarbeiter bei der Arbeit ist: ein guter Chef, der gemeinsam mit seinen Mitarbeitern Antworten auf die Frage findet: Warum(„Vision“) werden wir wie (Art der Zusammenarbeit intern und extern) was (welche Dienstleistungen) in der Zukunft arbeiten?

Daran müssen Sie sich jetzt messen lassen …