Die Handwerkerrechnung – teure Fehler vermeiden

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Im letzten Blogbeitrag „Tipps für eine BP-konforme Rechnung“ gab es allgemeine Tipps zur Rechnungserstellung.

Jetzt gibt es weitere Tipps speziell für Handwerker:

1. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

Privatkunden müssen Handwerkerrechnungen zwei Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Auf diese Aufbewahrungspflicht müssen Sie Ihre Kunden hinweisen.

2. Angaben für Steuerbonus

Privatkunden haben die Möglichkeit, Handwerkerleistungen bei der Steuererklärung anzusetzen. Abzugsfähig sind jedoch nur Arbeitskosten, Anfahrtskosten sowie die dazugehörige Umsatzsteuer. Wird hier ein Pauschalbetrag berechnet, kann die Rechnung nicht berücksichtigt
werden. Aus diesem Grund freuen sich Ihre Kunden, wenn bereits in der Rechnung eine Trennung erfolgt. Ansonsten wird Ihr Kunde sicher die Korrektur der Rechnung einfordern. Weiter ist die Überweisung des Rechnungsbetrags für die Abzugsfähigkeit zwingend.

3. Abrechnungsparameter klar kommunizieren

Für Ärger mit Kunden sorgen Fehler bzw. fehlende Absprachen z.B. in Bezug auf Stundensätze und Zusatzleistungen. Arbeitsstunden dürfen von Handwerkern nicht auf eine halbe oder volle Stunde aufgerundet werden. Zulässig seien nur geringfügige Aufrundungen.
Die Stundensätze können Sie mit Kunden frei vereinbaren. Sollten Sie jedoch ohne schriftliche Vereinbarung tätig werden, sollten Sie nicht mehr als den ortsüblichen Stundensatz für eine Leistung abrechnen.
Anfahrtskosten können Sie in Rechnung stellen, wenn Sie den Kunden vor Auftragserteilung darüber informiert haben.

4. korrekter Abzug von Abschlagszahlungen

Grundsätzlich gibt es zwei Methoden, wie Abschlagsrechnungen bei der Schlussrechnung gegengerechnet werden: die Netto- und die Bruttomethode.
Bei der Nettomethode werden vom Netto-Rechnungsendbetrag die Netto-Abschlagsbeträge abgezogen. Auf dem verbleibenden Betrag wird die Umsatzsteuer gerechnet.

Beispiel Nettomethode:
Rechnungsendbetrag netto 100.000
Abschlagsrechnung netto      50.000
Restbetrag netto                      50.000
MwSt. 19 %                                  9.500
brutto                                         59.500

Wird die Bruttomethode angewendet, so wird auf dem kompletten Rechnungsbetrag die Umsatzsteuer gerechnet. Die Abschlagszahlungen werden brutto hiervon abgezogen. Dabei müssen Sie in der Rechnung für jede Abschlagsrechnung zusätzlich den Netto- und
Umsatzsteuerbetrag ausweisen.

Beispiel Bruttomethode:

Rechnungsendbetrag netto                                         100.000
MwSt. 19%                                                                     19.000
Rechnungsendbetrag brutto                                        119.000
Abschlagsrechnung                  50.000,00 9.500,00 59.500
Restbetrag brutto                                                          59.500

Eine besondere Herausforderung stellt die Schlussrechnung mit Abzug von Abschlagsrechnungen dar, wenn diese unterschiedliche Steuersätze beinhaltet.

Bei der Rechnungsstellung müssen Sie Folgendes beachten:
• Die gesamte Leistung wird mit dem Steuersatz endgerechnet, der zum Leistungszeitpunkt gültig ist. Das heißt, bei Leistungserbringung zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 werden 16 % Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, ansonsten 19 %.
• Die Abschlagsrechnungen werden mit dem ursprünglich in Rechnung gestellten Umsatzsteuersatz abgezogen.

Achtung: Werden bei der Schlussrechnung und in den Abschlagsrechnungen unterschiedliche Steuersätze ausgewiesen, müssen Sie aufpassen. In diesem Fall kann nur die Bruttomethode angewandt werden, da der in den Abschlagsrechnungen abweichend verwendete Steuersatz mit der Schlussrechnung korrigiert wird.

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