Die elektronische Signatur – einfach und sicher online unterschreiben

Homeoffice, Videokonferenz, Chat… In den letzten Monaten haben viele Digitalisierung “einfach mal gemacht”.

Und bei den Unterschriften für Aufträge oder Verträge hat sich möglicherweise schnell eine Vertrauenskultur herausgebildet. Schließlich hatten Sie gerade im März und April wirklich andere Sorgen.

Einfach mal machen bringt uns tatsächlich endlich ins Handeln, wo wir vorher oft gezögert haben. Und wir wissen heute, dass die Normalität eine andere ist als vor der Krise, und dass dieser Zustand der „alltäglichen Ausnahmesituation“ noch eine ganze Weile dauern wird.

Wir stellen auch fest: Die Digitalisierung ist endgültig gekommen, um zu bleiben.

Daher lohnt es sich, die jetzige Vertrauenskultur an den wichtigen Stellen wieder in einen rechtssicheren Zustand zu überführen.

Dabei gibt es drei Sicherheitsstufen, die Sie kennen sollten.

Hier ein Überblick über die Möglichkeiten, Verträge und andere Dokumente rechtssicher zu unterschreiben, ohne Drucker und Füllfederhalter.

Die verschiedenen Stufen der elektronischen Signatur

Stufe 0: Unterschrift per PDF

Egal, ob direkt in der PDF z. B. auf dem Tablet unterschrieben oder ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt, entfaltet diese Unterschrift keine Rechtswirkung. Meist ist das Verfahren auch ziemlich umständlich.

Trotzdem reicht es sicher an vielen Stellen in Ihrem Betrieb aus. Im Prinzip machen wir ja bei Amazon und Co. auch nichts anderes – mittlerweile sogar komplett ohne Unterschrift bei Anlieferung.

Hier geht es wieder um die Vertrauenskultur – mit Lieferanten oder Kunden, mit denen eine langfristige und gute Geschäftsbeziehung besteht, scheint das im ersten Schritt ausreichend.

In Krisenzeiten sollten Sie aber auch hier gut abwägen, um wie viel es beim konkreten Geschäft geht. Auch ohne bösen Willen können vielleicht auf der anderen Seite Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Und wenn man mit dem Rücken zur Wand steht, muss man sich dann doch selbst der Nächste sein.

Stufe 1: einfache elektronische Signatur

            Sie kommt oft bei E-Mails zur Anwendung. Eine eindeutige Zuordnung zu einer bestimmten Person ist damit nicht gegeben. Die Beweiskraft ist daher gering und z. B. für E-Commerce oder E-Government nicht ausreichend. Sie kann aber z. B. bei elektronischen Rechnungen aus Ihrem Hause durchaus sinnvoll sein.

Stufe 2: fortgeschrittene elektronische Signatur

            Hier ist die Person, die die Unterschrift leistet, eindeutig authentifiziert. Sie ersetzt allerdings die handschriftliche Unterschrift noch nicht komplett. Für die meisten Rechtsgeschäfte reicht Ihre Beweiskraft allerdings aus.

Stufe 3: qualifizierte elektronische Signatur (QES)

            Hier sind Sie beim rechtsgültigen Ersatz der handschriftlichen Unterschrift angekommen. Sogar Grundstückskaufverträge oder Arbeitsverträge können damit abgewickelt werden.Natürlich sind hier die Anforderungen besonders hoch. Solche Signaturen werden nur von zugelassenen Trustcentern ausgegeben. Außerdem ist eine Chipkarte erforderlich.

Unterschrift per Portal – eine gute Lösung mit überschaubaren Kosten

Überlegen Sie gut, für welche Ihrer Geschäftsprozesse und welche Geschäftspartner welche Art der Signatur notwendig ist.

Eine gute Möglichkeit, mit einer Softwarelösung das Thema ziemlich umfassend zu regeln, sind Unterschriftsportale.

Die Vorteile:

  • Alle Sicherheitsstufen abbildbar – Sie wählen die jeweils passende aus.
  • Meist ist auch eine Workflow-Gestaltung enthalten – Sie können festlegen, wer in welcher Reihenfolge das Dokument erhält und signiert. Und zum Schluss geht das Dokument vielleicht ins Sekretariat zur Ablage.
  • Zeit ist hier keine knappe Ressource mehr, wenn es um Rechtssicherheit geht.
  • Als Cloud-Lösungen funktionieren diese Portale auf allen Geräten – auch unterwegs.
  • Es ist keine Installation und Wartung zusätzlicher Software nötig.

Anbieter – Beispiele (natürlich ohne Vollständigkeitsgarantie):

  • FP Sign (übrigens das digitale Produkt des ehemaligen Herstellers der Postalia-Frankiermaschinen – ein schönes Beispiel für digitalen Wandel)
  • Docusign

Auch Adobe bietet Möglichkeiten zur elektronischen Signatur. Diese Lösung ist eher für Sie interessant, wenn Sie ohnehin Adobe-Kunde sind.

Meist ist es kein Problem, eine Freischaltung für einen kostenlosen Test zu erhalten.

Probieren Sie es aus und zeigen Sie sich Ihren Geschäftspartnern gegenüber als moderner Unternehmer.