Sechs gute Gründe für ein Dokumentenablagesystem

ebook

In den letzten Monaten hat sich gezeigt, wie sinnvoll digitales Arbeiten ist. Die Ablage ist dabei ein zentrales Element. Nutzen Sie die Gelegenheit und stellen Sie Ihr Ablagesystem um, es gibt noch viele weitere gute Gründe, die dafür sprechen.

Die Ablage im Büro ist für viele eine zeit- und nervenaufwendige Verwaltungsaufgabe. Dabei gibt es inzwischen eine sinnvolle Alternative zum klassischen Büro-Triathlon „Lochen, Heften, Suchen“: ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS). Und auch wenn der Traum vom komplett papierlosen Büro wohl eher einer bleiben wird, lohnt es sich, an einem papierarmen Büro zu arbeiten. Unternehmen, die bereits ein DMS nutzen, möchten es nicht mehr missen.

Hier die aus unserer Sicht sechs wichtigsten Gründe:

1. Sie schonen die Umwelt
Wussten Sie, dass der deutsche Büroangestellte im Schnitt 30 Seiten täglich produziert? Das sind über 7000 Blatt Papier pro Jahr! Das entspricht mehr als 14 Paketen mit 500 Blatt! Die Umweltkosten dafür sind enorm, denn für ein handelsübliches Päckchen Kopierpapier (500 Blatt DIN A 4, 2,3 kg) werden 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie benötigt .

2. Weniger Platz und niedrigere Raumkosten
Weniger Platz für all das Papier bedeutet auch weniger notwendige Bürofläche. Die Kosten von Bürofläche bzw. die Einsparung von Bürofläche lässt sich ganz genau in Euro messen. Mit einem papierlosen Büro sparen Sie also Fixkosten – Monat für Monat.

3. Höhere Konzentration
Liegen auf Ihrem Schreibtisch Stapel an Papier herum, werden Sie ständig an unerledigte Dinge erinnert. Das erzeugt Stress – den Sie sich mit einem papierlosen Büro sparen können.

4. Höhere Produktivität
Ist Ihr papierloses Büro gut durchdacht, brauchen Sie deutlich weniger Zeit, um Unterlagen zu finden. Untersuchungen besagen, dass ein normaler Büroangestellter 2,5 Stunden seiner Zeit mit Suchen verbringt – und zwar pro Tag! In dieser Zeit ist natürlich nicht nur die Suche nach Papierunterlagen drin, doch ein großer Teil davon vermutlich schon.

5. Optimierte Arbeitsabläufe
Sie und Ihre Kollegen haben jederzeit Zugriff auf die Unterlagen, die gebraucht werden (und freigegeben sind). Vorbei ist die Suche nach einem Dossier, das irgendwo auf einem Schreibtisch liegt, wobei der Kollege aber grad im Urlaub ist.

6. Die papierlose Rechnungsabwicklung spart bares Geld
Die Erstellung und der Versand einer Papierrechnung kosten im Schnitt 11,10 €. Eine digital erstellte und versendete Rechnung dagegen nur 4,50 €. Das bedeutet: Sie sparen bei jeder Rechnung 6,60 € oder 59 %.

Stellen Sie also Ihre Ausgangsrechnungen auf digital um, gern unterstützen wir Sie dabei.
Natürlich ist die digitale Abwicklung der Eingangsrechnungen mit Zahlungsverkehr ebenfalls günstiger.

Dazu unser Praxistipp: Digitale Eingangsrechnungen zentral sammeln. Von verschiedenen Lieferanten wie Telekom, Stromanbietern & Co. erhalten Sie die Rechnungen bereits per E-Mail oder über ein Portal zur Verfügung gestellt. Richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse ein, z.B. eingangsrechnungen@firmenname.de, und leiten Sie sämtliche digitalen Eingangsrechnungen dort hin. So haben Sie jeden Monat die unterschiedlichen Rechnungen gleich an einem Platz, können sie von dort aus weiterverarbeiten und leichter archivieren.

Weitere Beiträge

Arbeitsplatz

Flexible Arbeitszeitmodelle im Überblick

Die Arbeitswelt befindet sich schon seit geraumer Zeit im Wandel. Durch die Corona-Krise hat diese Entwicklung an Geschwindigkeit hinzugewonnen. In besonderem Maße gilt das für

Löwe

Welche Finanzierung bietet sich an?

Löwengrube oder Höhle der Löwen? Der Gang zur Bank, um eine Finanzierung anzufragen, ähnelt sehr dem Blick in die Löwengrube mit der Gewissheit, sich gleich

Cover Lotse Sommer 2021

Lotse Mandantenmagazin Sommer 2021

Im aktuellen Lotse finden Sie Wissenswertes rund um Steuern und Unternehmensführung In dieser Ausgabe lesen Sie Elterngeld 2021 – Das ändert sich Löwengrube oder Höhle

Jetzt anmelden
und den Lotse automatisch erhalten

Für den Versand unserer Newsletter nutzen wir rapidmail. Mit Ihrer Anmeldung stimmen Sie zu, dass die eingegebenen Daten an rapidmail übermittelt werden. Beachten Sie bitte deren AGB und Datenschutzbestimmungen .

Lotse Ausgabe Juli 2021

Lotse Ausgabe April 2021

Lotse Ausgabe Januar 2021